Automatische incasso proces opzetten

OIn dit artikel leggen we uit hoe je de periodieke facturen aan je klanten met automatische incasso kunt innen. Wat ga je doen en wanneer ga je dat doen. Jortt werkt hierbij met Mollie als Payment Service Provider, daarom kunnen bestaande incasso machtigingen van de banken niet worden gebruikt.

Mollie account aanmaken/activeren + upgraden naar Jortt Plus

Jortt werkt met Mollie (Payment Service Provider) die de incassering uitvoert. Maak indien nodig eerst bij Mollie een account aan en koppel Mollie aan Jortt. Na het koppelen ga je de automatische incasso activeren bij Mollie door de betaalmethode SEPA-incasso bij Mollie te activeren. We adviseren je om ook iDeal te activeren.

Heb je nog geen Jortt Plus abonnement, upgrade dan eerst je account. Automatisch incasseren werkt alleen in combinatie met een Jortt Plus abonnement. Na goedkeuring van Mollie wordt bij elke klant de optie Stuur incassomachtiging toegevoegd.

Lees hier verder over:

Je klanten informeren

Het is handig om je klanten vooraf te informeren. Stuur hen een e-mail waarin je vertelt dat je je administratie gaat automatiseren en dat je de facturen voortaan met een automatische incasso gaat innen. Geef aan dat zij van jou een e-mail met een betaallink (de SEPA machtiging) ontvangen waarbij zij € 0,01 moeten overmaken vanaf de bankrekening waarop de automatische incasso mag plaatsvinden. Deze betaling is de digitale handtekening (e-mandate) waarmee je klant toestemming geeft voor de incasso’s.

Sepa machtigingen uitsturen

Na het informeren kun je de SEPA machtiging versturen door op het klantenpaneel via Alle opties op de knop Stuur incassomachtiging te klikken. Er wordt nu een e-mail naar de klant verstuurd met een betaallink.

Je klant accepteert de machtiging door € 0,01 te betalen via de betaallink in de machtiging. De incassomachtiging wordt digitaal opgeslagen en tegelijkertijd zet Jortt voor deze klant de betaalmethode voor toekomstige facturen op Automatisch incasseren.

Lees hier verder over:

Periodieke factuur aanmaken

Maak je maandelijks, per kwartaal of per jaar eenzelfde factuur voor dezelfde klant, dan kun je tijd besparen door een periodieke factuur in Jortt aan te maken. Jortt verstuurt dan automatisch elke keer de factuur voor je.

Lees hier verder over:

Incassering en uitbetaling

Vanaf het moment dat de factuur wordt verstuurd, start het incassoproces. We gaan uit van het moment van versturen en gaan ervan uit dat dat de factuurdatum op de factuur is. 7 dagen na de facturering wordt de opdracht doorgestuurd naar Mollie en op dag 10 geïncasseerd bij de klant. Mollie keert het geld uit op dag 20. Bedenk op welke datum je de betaling wilt hebben en reken van daaruit terug op welke datum je dan de facturen moet versturen.

Voorbeeld: Jortt stuurt de factuur op 5 juni naar de klant. Na 7 dagen wordt de opdracht doorgestuurd naar Mollie (+/-12 juni) en op de 10e dag wordt dit geïncasseerd (+/-15 juni). Na incassering houdt Mollie het geld vast en op dag 20 wordt het uitgekeerd op je betaalrekening (+/-25 juni).

Het incassoproces bij Mollie is een vast gegeven. Geef jij bij je klant op dat de betaaltermijn 20 dagen is, Mollie incasseert dan toch op dag 10.

Wil je dat Mollie vaker geld overmaakt naar je betaalrekening, neem dan contact op met Mollie.

Het maximaal te incasseren bedrag bij Mollie staat op € 1.000 per factuur. Heb jij facturen van meer dan € 1.000, neem dan contact op met Mollie.

Lees hier verder over: