Een factuur lijkt een eenvoudig document. Toch is een factuur aan veel regels gebonden. Hier de punten waaraan een factuur minimaal moet voldoen:
- De juridische naam én adres van je bedrijf.
Een handelsnaam mag alleen gebruikt worden als die in combinatie met het adres bij de KvK is geregistreerd. Het fysieke adres moet worden vermeld, dus niet het postbusadres. - De naam en het volledig adres van de afnemer.
- Je Kamer van Koophandel nummer.
- Je btw nummer
- Het woord 'Factuur' moet op de factuur staan.
- De datum waarop de factuur is verstuurd.
Let er op dat een andere datum opgeven dan de daadwerkelijke verzenddatum - eerder of later - echt niet is toegestaan, ook niet als je klant er om vraagt.v - Een uniek factuurnummer.
De administratie moet sluitend zijn. Dus als een klant niet betaald, kan je deze factuur niet verwijderen, maar moet je het bedrag met een nieuwe factuur crediteren. - Een duidelijke omschrijving van de goederen of diensten.
- Het aantal geleverde goederen of diensten.
- De datum of periode van levering als deze afwijkt van de factuurdatum.
- Het bedrag exclusief btw.
- De btw, per tariefgroep (0%, 9% of 21%).
- Niet verplicht maar wel handig: de totaalprijs.
- Niet verplicht maar wel zo mooi: jouw logo.
Het is dus best lastig om een goede factuur op te stellen. Wanneer een factuur niet aan alle voorwaarden voldoet, is de kans groot dat deze door de ontvanger niet wordt betaald.
Gebruik daarom een gespecialiseerd programma voor het opmaken van facturen. Zo'n programma is bijvoorbeeld: Jortt. Hiermee kan je onbeperkt en gratis facturen sturen en monitoren.
Via https://www.jortt.nl kun je een gratis account aanmaken om onbeperkt facturen te sturen en te monitoren.