Hoe boek ik een cadeau voor werknemer?

Wil je je werknemer een cadeau geven? De Belastingdienst ziet dit in principe als loon waar belasting over betaald moet worden.

Er bestaan twee regelingen waarbinnen het mogelijk is dit onbelast te doen:

1. De werkkostenregeling (WKR)
2. De kleine geschenkenregeling

De werkkostenregeling

In de werkkostenregeling is geregeld dat je ieder jaar een bepaald percentage van je totale loonkosten (je fiscale loonsom) mag besteden aan vergoedingen of verstrekkingen voor je personeel, zonder dat je hier loonbelasting over hoeft te betalen. Dit heet de vrije ruimte.

Een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aan een werknemer is in principe loon waar belasting over betaald moet worden. Houd hierbij het volgende aan:

Wel belast:

Wanneer je een cadeau verstrekt dat verband houdt met de dienstbetrekking, behoort het geschenk in principe tot het belastbare loon. De verstrekking geef je op basis van de relatie werkgever-werknemer. Je kunt hierbij denken aan een cadeau voor een werk jubileum.

Niet belast:

Zodra je een cadeau geeft op basis van sympathie of wellevendheid, dan is er geen sprake van loon. De persoonlijke relatie staat op de voorgrond en niet de zakelijke. Voorbeelden hiervan zijn geschenken bij verjaardag, geboorte, huwelijk, overlijden, ziekte e.d.

Houd verder rekening met de gebruikelijkheidstoets. Deze toets schrijft voor dat de uitgave niet meer dan 30% mag afwijken van soortgelijke uitgaven in de branche of organisatie. Als een uitgave van bijvoorbeeld € 200,- per persoon voor een kerstpakket binnen de organisatie of branche gebruikelijk is, is er dus geen probleem om zo een bedrag aan een kerstpakket voor de werknemers te besteden.

Soms kun je zelfs iets belastingvrij geven zonder dat je gebruik hoeft te maken van de WKR. Dit gaat via de kleine geschenkenregeling.

De kleine geschenkenregeling

Om discussies over bovenstaande te voorkomen is de kleine geschenkenregeling geïntroduceerd. Onder de volgende voorwaarden mag je het geschenk onbelast verstrekken:

• Je geeft de persoonlijke attentie in een situatie waarin het gebruikelijk is een attentie te geven, zoals een cadeautje voor iemands verjaardag. Het is daarentegen bijvoorbeeld niet gebruikelijk dat je iedereen een chocolade letter geeft op 5 december.
• Het geschenk is niet duurder dan € 25,00 inclusief BTW. Bezorgkosten zijn hier niet bij inbegrepen.
• Je geeft geen geld of een waardebon.

De aanschaf van de kerstpakketten of een chocolade letter met Sinterklaas voldoen dus niet aan de spelregels van de kleine geschenkenregeling. In dat geval kun je het opnemen in de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR).