Hoe boek je een zakelijke lunch of diner / representatiekosten?

Voorbeeld boeken lunchbon eenmanszaak

Je hebt tijdens werktijd geluncht met een klant. De kosten zijn € 92,50, je geeft € 7,50 fooi. Je pint dus € 100,-. De btw op de bon is € 10,-. Je wilt deze bon boeken.

Je boekt:

1. Ga naar Nog te doen links in het hoofdmenu.
2. Selecteer bij Bij- en afschrijvingen de juiste rekening.
3. Klik op de Afschrijving van de betaling aan het restaurant.
4. Klik op Maak boeking in de geopende Afschrijving. Er wordt een paneel geopend voor een nieuwe boeking.
5. Kies als boeking soort Kosten en als categorie Lunch en diner / representatie.
6. Klik op Opslaan.

Jortt verwerkt automatisch voor je:

• De kosten worden voor 80% (emz, vof, cv) of 73,5% (bv, nv) geboekt als kosten, afhankelijk van je rechtsvorm.
• Het resterende deel wordt geboekt als 'Niet aftrekbare kosten'.
• De btw wordt niet afgetrokken.

Lunch en diner aftrekbaar

Beperkte aftrek lunch of diner

Kosten die vallen onder Lunch / diner en representatiekosten zijn slechts deels aftrekbaar. Het aftrekbare deel is afhankelijk van de rechtsvorm van je bedrijf:

• 80% voor een eenmanszaak, vof, maatschap.
• 73.5% voor een bv, nv of stichting.
• Of; er kan gekozen worden voor een niet aftrekbare drempel van € 5.600,- (2024) (2023 € 5.100,-) waarna alle overige kosten wel aftrekbaar zijn.

De btw van lunches en diners zijn niet aftrekbaar.

Regels declareren van lunch / diner

De hoofdregel voor aftrek van kosten is erg eenvoudig:

Alle kosten die nodig zijn voor de uitoefening van je bedrijf en op zakelijke overwegingen berusten, zijn aftrekbaar.

De uitgaven voor consumpties, lunches en diners buiten kantoor bevatten echter altijd een persoonlijk element. Had je die dag namelijk niet gewerkt voor je bedrijf, dan is het waarschijnlijk dat je die dag ook had gegeten en de kosten voor lunch en diner dus privé gemaakt. Daarom is er maar een beperkte aftrek mogelijk.

Eten en drinken aftrekbaar

Eten en drinken met relaties buiten het bedrijf

Eten en drinken met klanten en leveranciers hebben een zakelijk karakter. Dit moet je wel kunnen aantonen. Schrijf daarom de naam van je gesprekspartner en de bedrijfsnaam op het bonnetje van het restaurant en koppel een kopie van de bon aan de boeking in Boekhoudprogramma Jortt.

De hoogte van de uitgaven speelt nauwelijks een rol. Maar let op: als de kosten niet in verhouding staan tot het nut dat zij voor je bedrijf kunnen hebben, kan de Belastingdienst de kosten afkeuren. Je bent zelf prima in staat te beoordelen wanneer de kosten uit verhouding zijn.

Fooi boeken van een lunch of diner

Het is in veel landen gewoon of zelfs een ongeschreven regel een fooi te geven. Deze fooi hoort bij de zakelijke kosten. Je boekt bij een lunch of diner dus altijd het bedrag wat op de pinbon staat, dus inclusief de fooi.

Consumpties onderweg van een dienstreis

Hierover is veel verwarring. Uiteindelijk moet je zelf beoordelen (en kunnen verdedigen) of deze consumpties onderweg (kopje koffie, broodje, snack) zakelijk zijn. Een kader:

Wel zakelijk:
Als jij als ondernemer eenmalig een klant of leverancier bezoekt op grote afstand van je werkadres (je bent in totaal meer dan 4 uur weg van je werkplek), kun je kleine consumpties onderweg als zakelijk beschouwen.

Niet zakelijk:
Wanneer je dagelijks naar dezelfde klant gaat voor de uitvoering van een opdracht, dan hebben deze reizen hetzelfde karakter als woon-werk verkeer voor werknemers. Kosten voor consumpties onderweg zijn dan niet zakelijk, maar privé.

De uitspraak van de Rechtbank Breda en vervolgens op 22-3-2022 van het Hof Den Haag. Deze hebben geoordeeld dat de eigen consumpties van de ondernemer geen ondernemingskosten zijn. Bij eigen consumpties gaat het over consumpties die alleen onderweg worden genuttigd. Ook het feit dat consumpties onderweg hoger zijn dan thuis, leidt er volgens de rechter niet toe dat de kosten aftrekbaar zijn.

Of: zou jij de consumpties onderweg redelijkerwijs ook betalen als niet jij, maar een werknemer van jou de consumptie had genuttigd? Zo ja, dan is het zakelijk, zo nee, dan is het privé.

Eten en drinken bij overwerk

Wanneer je tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten, bijvoorbeeld omdat je een offerte of een opdracht echt op deze dag af moet hebben, is er sprake van 'een maaltijd met meer dan bijkomstig zakelijke belang'. Deze kosten zijn dus zakelijke kosten, maar beperkt aftrekbaar. De btw is niet aftrekbaar.

Richtlijnen bedragen voor consumpties 2024

De Reisregeling binnenland heeft normen vastgelegd voor wat redelijke bedragen zijn voor consumpties. Alhoewel deze norm is vastgesteld voor ambtenaren, hoef je, zolang je hier binnen blijft, geen problemen met de Belastingdienst te verwachten:

• € 6,64 voor kleine uitgaven overdag (dagcomponent) +
• € 19,82 voor kleine uitgaven 's-avonds (avondcomponent) +
• € 20,32 voor een lunch (lunchcomponent) +
• € 30,74 voor een avondmaaltijd (dinercomponent) +
• € 142,10 voor logies (logiescomponent) +
• € 13,88 voor een ontbijt (ontbijtcomponent) =
• Maximaal € 233,50 per 24 uur.

Deze regeling kun je toepassen voor werknemers, niet voor ondernemers.

Koffie / thee / snacks op kantoor boeken

Het verstrekken van consumpties die tijdens werktijd worden genuttigd, behoort niet tot het loon of de representatiekosten. Het gaat hier bijvoorbeeld om koffie, thee, gebak, een stuk fruit en andere tussendoortjes van weinig waarde, gekocht in een supermarkt. Deze kosten boek je als Kantoorkosten en hiervan mag je de btw wel terugvorderen.

Representatiekosten aftrekbaar

Wat zijn de regels rond representatiekosten?

Representatiekosten zijn kosten die je als ondernemer maakt om jouw zaak goed te presenteren, waar geen directe tegenprestatie aan verbonden is. De Belastingdienst specificeert de term representatiekosten niet. Omdat er dus niet precies vastligt wat allemaal onder representatie valt, kan hier enigszins flexibel mee omgegaan worden. Onderstaande kosten vallen in ieder geval onder representatiekosten:

• Zakelijke lunches en diners.
• Zakelijke feesten en evenementen.
• Bijdragen aan feesten en evenementen (zonder tegenprestatie).
• Relatiegeschenken.

Een hotelovernachting (mits zakelijk) mag je voor 100% als kosten opvoeren en de btw terugvorderen.

De btw van lunch en diners is niet aftrekbaar, behalve als het een onderdeel vormt van het product dat je levert. Bijvoorbeeld wanneer je een B&B, hotel, restaurant of cateringbedrijf hebt. Dan zijn deze kosten Inkoopkosten.