Wat is een auditfile/ Back-up?

Een auditfile is een standaard bestand voor het bewaren en/of uitwisselen van gegevens over je boekhouding. Een auditfile bevat alle gegevens over de boekingen in een bepaalde periode, meestal één boekjaar. Auditfiles worden gebruikt voor de uitwisseling van financiële gegevens uit een boekhoudpakket. De Boekhoudbot maakt een Auditfile voor je.

Wat kun je met een auditfile?

Auditfiles kunnen worden ingelezen in analyse pakketten waarmee, zonder specifieke kennis van bijvoorbeeld een boekhoudprogramma, boekingen of andere vastleggingen kunnen worden geanalyseerd.

Auditfiles zijn ontwordpen voor de Belastingdienst. Een auditfile heeft een XML-gebaseerde bestandsindeling (XAF 3.2). Het bestand is dan ook niet leesbaar zonder een speciale auditfile-reader.

Hoe maak je een auditfile?

De auditfile is een gevoelig document waar alle boekingen en geldzaken van een bedrijf in staan. Om deze reden kan deze alleen iemand met de rol ‘Beheerder’ van een administratie de auditfile downloaden. Heb je een boekhouder uitgenodigd voor je boekhouding (rol Boekhouder), dan heeft deze dus geen rechten om een Auditfile te downloaden. Dit is zo gemaakt om jouw data te beschermen. Als je de Auditfile wilt verstrekken aan een derde, dan download je deze zelf en verstuur je deze naar de betreffende persoon.

Zo maak je een auditfile:

1. Ga naar Boekhoudbot links in het hoofdmenu.
2. Klik op Maak voor mij een auditfile onder Laten doen door de Boekhoudbot.
3. Je kiest het jaar voor de auditfile en klikt op Genereer.
4. Je downloadt de file door op de file te klikken.

De auditfile voldoet aan de eisen en het format die de Belastingdienst heeft opgesteld voor een auditfile (XAF 3.2). In de auditfile worden de geüploade bonnen en facturen niet meegenomen. De Jortt auditfile is uitgebreid getest door de Belastingdienst.

Auditfile inlezen in rapportagetools

Auditfiles zijn primair niet gemaakt om data in te lezen in externe software zoals rapportagetools. Jortt geeft hier geen ondersteuning op, of garanties dat dit werkt. Het is aan de inlezende partij te zorgen dat dit werkt. De jaarrekening, de aangifte inkomstenbelasting en de aangifte vennootschapsbelasting download je bij Rapporten rechtstreeks uit Jortt.

XML-reader

Wil je zelf het XML bestand omzetten naar een csv-bestand (Excel)? Dan zijn er vele converters online te vinden, waaronder de JSON to CSV Converter. Deze is gratis te gebruiken tot bestanden van 1MB.

Controle van de Belastingdienst

Heb je controle van de Belastingdienst? Dan heb je naast de auditfile ook informatie nodig over hoe je boekhouding is gevoerd. Download daarom ook het Controledocument voor de Belastingdienst en overhandig deze aan de controleur.

Handboek controle

Benieuwd hoe een controle van de Belastingdienst in zijn werk gaat? Bekijk dan eens het Handboek Controle van de Belastingdienst.

De auditfile als backup

Daarnaast is een auditfile een onderdeel van de administratie en valt dus onder de bewaarplicht van 7 jaar. Met een auditfile en de backup van je facturen voldoe je aan de bewaarplicht van de Belastingdienst. De auditfile is dus ook te gebruiken als een back-up van je administratie.

De auditfile als exit-document

Dankzij een auditfile ben je niet gebonden aan één boekhoudprogramma en kun je altijd overstappen naar een andere.

Bonnen en facturen exporteren

Je kunt alle bonnen en facturen exporteren uit Jortt doormiddel van de Dropbox koppeling.

Volg dezelfde instructies om de adminstratie/ boekhouding downloaden, of om een volledig uitdraai van administratie te maken.