Controle boekhouding
De Boekhoudbot maakt boekingen voor je en hij kan een jaarrekening, KVK - jaarrekening of auditfile voor je opstellen. De Boekhoudbot voert ook controles voor je uit. Zo weet je of je nog wat aan moet passen voor je een btw-aangifte doet of een jaarrekening laat maken.
De btw-controle en de jaar-controle zijn onderdeel van Jortt ZZP, Jortt MKB en Jortt Plus.
Controle btw-aangifte
.Voor je in Jortt de btw-aangifte kunt doen of een btw-periode kunt afsluiten doet de Boekhoudbot een controle voor je. Klik bij de Boekhoudbot op en je ziet wat hij voor je controleert. Dezelfde controle doet de Boekhoudbot ook wanneer je de stappen doorloopt voor het afsluiten van de btw-aangifte.
Bij de controle kijkt Jortt naar jouw bedrijf: hij houdt rekening met je rechtsvorm en of je bijvoorbeeld een auto van de zaak hebt.
- Ga naar de Boekhoudbot in het menu links.
- Klik op Controleer mijn boekhouding voor de btw-aangifte of ga naar de btw-aangifte die je wil indienen en scroll naar het stappenplan dat onderaan de aangifte staat.
Aan het icoon voor het controlepunt zie je of er wat gedaan moet worden:
groen vinkje: oke
geel vraagteken: moet naar gekeken worden maar kan ook later
oranje vraagteken: moet naar gekeken worden, zou fout kunnen zijn
rood uitroepteken: moet aangepast worden voor een perfecte btw-aangifte
Je kunt altijd btw-aangifte doen, ook als er nog controlepunten open staan. Het advies is om de acties van de controles op te volgen zodat je een perfecte btw-aangifte doet.
Heb je de gevonden punten gecontroleerd? Dan mag je de meldingen negeren. Het is niet mogelijk om deze af te vinken of snoozen.
De Boekhoudbot controleert de volgende punten:
1. Klopt de Btw-rondrekening?
De Boekhoudbot controleert of de facturen en opbrengsten boekingen met een factuurdatum in deze btw-periode, allemaal meegenomen zijn en of dit overeenkomt met de te betalen btw.
2. Zijn alle bij- en afschrijvingen ingeboekt?
Het is belangrijk dat alle bij- en afschrijvingen van je bank en van Mollie uit deze btw-periode verwerkt zijn. Hierdoor voorkom je dat je een eventuele teruggave van de Belastingdienst mist en weet je dat je alles uit deze periode netjes hebt aangegeven.
Mocht je bij Nog te doen bij- en afschrijvingen over het hoofd hebben gezien, dan herinnert de Boekhoudbot je hieraan en kun je direct doorklikken om de bij- en afschrijvingen in te boeken.
3. Zijn er nog conceptboekingen in deze btw-periode?
Het kan zijn dat je in je administratie conceptboekingen hebt staan. Conceptboekingen vind je bij Nog te doen bij Boekingen. Conceptboekingen worden niet meegenomen in de balans of winst-en-verliesrekening. Ze ontstaan doordat je ze zelf als concept hebt aangevinkt, een selectie hebt ingeboekt of hebt opgegeven dat je deels bent vrijgesteld van btw. In dat laatste geval weet Jortt dan niet of hij de betreffende boekingen met of zonder btw moet boeken. Mocht je ze over het hoofd hebben gezien bij Nog te doen, dan kun je direct doorklikken en ze accorderen.
4. Zijn er nog conceptfacturen in deze btw-periode?
De Boekhoudbot laat je zien of je nog conceptfacturen hebt. Bekijk of je deze nog moet versturen zodat de btw meegenomen wordt in de btw-aangifte. Heb je ze niet meer nodig, verwijder ze dan door op de factuur te klikken en vervolgens op het prullenbak icoon.
5. Is er btw privé-geruik geboekt voor een auto van de zaak?
Heb je een auto van de zaak? Dan moet je het privégebruik btw auto van de zaak opgeven. Hoe je dat doet lees je in het artikel: Privégebruik btw auto van de zaak
6. Zijn er facturen gevonden die zijn gemarkeerd als betaald maar waar geen betaling aan gekoppeld is?
Ben je overgestapt van Jortt Starter naar een betaald abonnement en heb je je facturen eerder gemarkeerd als betaald? Vanaf het moment dat je je hele boekhouding doet met Jortt koppel je de betaling die je van je klant ontvangt aan de factuur.
7. Zijn er boekingen gevonden zonder btw die met btw geboekt hadden moeten worden?
Ben je btw-plichtig dan worden alle boekingen, met uitzondering van bepaalde speciale categorieën zoals Verzekeringen, met btw geboekt. Vindt de Boekhoudbot boekingen zonder btw, dan geeft hij dat hier aan. Controleer of deze boekingen inderdaad zonder btw zijn, of dat je vergeten bent de btw in te vullen. Klopt het dat de boekingen zonder btw zijn geboekt? Dan negeer je deze melding.
8. Zijn er opbrengsten boekingen gevonden waarin Overige btw-tarieven zijn berekend?
Maakt jouw club of vereniging gebruik van de kantineregeling? Dan bereken je 13% btw over je kantine-ontvangsten. Alleen in dit geval heb je opbrengsten boekingen met Overige btw-tarieven. In alle andere gevallen kies je het gebruikelijke btw-tarief.
Controle jaarrekening
.Met één druk op de knop maak je in Jortt een jaarrekening. Daarnaast zet Jortt de aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting voor je klaar. Bekijk voor je de jaarrekening maakt de controle van de Boekhoudbot. Zo weet je of je alles gedaan hebt en een goede jaarrekening maakt of aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting kunt doen.
- Ga naar de Boekhoudbot in het menu links.
- Klik op Controleer mijn boekhouding voor de aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting.
of
- Ga naar Rapporten in het menu links.
- Klik op de aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting.
Bij de controle kijkt Jortt naar jouw bedrijf: hij houdt rekening met je rechtsvorm en of je bijvoorbeeld een auto van de zaak hebt.
Aan het bolletje voor het controlepunt zie je of er wat gedaan moet worden:
groen vinkje: oke
geel vraagteken: moet naar gekeken worden maar kan ook later
oranje vraagteken: moet naar gekeken worden, zou fout kunnen zijn
rood uitroepteken: moet aangepast worden voor een perfecte aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting
Je kunt altijd de jaarrekening maken of je belastingaangifte doen, ook als er nog controlepunten open staan. Het advies is echter om de acties van de controles op te volgen omdat je anders vastloopt bij het doen van je aangifte Inkomstenbelasting of Vennootschapsbelasting.
Heb je de gevonden punten gecontroleerd? Dan mag je de melding negeren. Het is niet mogelijk om deze af te vinken of snoozen.
De Boekhoudbot controleert daarbij dezelfde punten als die in de btw-aangifte worden gecheckt en doet een aantal aanvullende checks:
1. Zijn alle bij- en afschrijvingen in dit jaar ingeboekt?
Het is belangrijk dat alle bij- en afschrijvingen van je bank en van Mollie van dit jaar verwerkt zijn. Zo voorkom je dat je achteraf correcties moet maken of zelfs opnieuw aangifte moet doen omdat je boekhouding niet compleet is.
Mocht je bij Nog te doen bij- en afschrijvingen over het hoofd hebben gezien, dan herinnert de Boekhoudbot je hieraan en kun je direct doorklikken om de bij- en afschrijvingen in te boeken.
2. Zijn er facturen gevonden die zijn gemarkeerd als betaald maar waar geen betaling aan gekoppeld is?
Ben je overgestapt van Jortt Starter naar een betaald abonnement en heb je je facturen eerder gemarkeerd als betaald? Vanaf het moment dat je je hele boekhouding doet met Jortt koppel je de betaling die je van je klant ontvangt aan de factuur.
3. Zijn er nog conceptboekingen in dit jaar?
Het kan zijn dat je in je administratie conceptboekingen hebt staan. Conceptboekingen vind je bij Nog te doen bij Boekingen. Conceptboekingen worden niet meegenomen in de balans of winst-en-verliesrekening. Ze ontstaan doordat je ze zelf als concept hebt aangevinkt, een selectie hebt ingeboekt of hebt opgegeven dat je deels bent vrijgesteld van btw. In dat laatste geval weet Jortt dan niet of hij de betreffende boekingen met of zonder btw moet boeken. Mocht je ze over het hoofd hebben gezien bij Nog te doen, dan kun je direct doorklikken en ze accorderen.
4. Heeft Kas een positief saldo of is 0?
Het saldo in kas mag niet negatief zijn. Is dit wel het geval dan moet je dit corrigeren. Of door de boekingen aan te passen of door het saldo vanuit Mijn privé opname/storting of Mijn rekening-courant (voor een bv) aan te vullen.
5. Heeft Kas een saldo van minder dan € 2.500?
In veel branches is een kassaldo hoger dan € 2.500 ongebruikelijk. Is jouw saldo hoger en klopt dit niet? Controleer dan de boekingen die je op Kas hebt gemaakt en pas deze aan.
6. Staat de categorie Kruisposten op 0?
Aan het eind van het jaar hoort het saldo op kruisposten op 0 te staan. Is dit niet het geval dan is er verkeerd geboekt. Lees: kruisposten is niet 0 om dit op te lossen.
7. Zijn er losgekoppelde betalingen?
Heb je boekingen gemaakt die op een andere manier betaald zijn dan met je bankrekening of via Mollie en heb je die betaling weer van een boeking afgehaald, dan komt deze als losgekoppelde betaling bij Nog te doen te staan. Verwijder deze betalingen voor je een jaarrekening maakt.
8. Zijn er nog conceptfacturen met een factuur- of leverdatum in dit jaar?
De Boekhoudbot laat je zien of je nog conceptfacturen hebt. Bekijk of je deze nog moet versturen zodat de opbrengsten worden meegenomen in je winst-en-verliesrekening. Heb je ze niet meer nodig, verwijder ze dan door op de factuur te klikken en vervolgens op het prullenbak-icoon.
9. Zijn er facturen gevonden die in dit jaar zijn betaald met Overige reserve?
Ben je overgestapt van Jortt Starter naar een betaald abonnement en heb je je facturen eerder gemarkeerd als betaald? De Boekhoudbot heeft dan Overige reserve als betaalmethode gekozen. Vanaf het moment dat je je hele boekhouding doet met Jortt koppel je de betaling die je van je klant ontvangt aan de factuur. Hiervoor verwijder je eerst de koppeling met Overige reserve.
10. Zijn er boekingen gevonden die in dit jaar zijn betaald met Overige reserve?
Alleen wanneer je beginbalans boekingen maakt geef je aan dat deze zijn betaald met Overige reserve. Heb je een kosten boeking gemaakt en het bedrag vanaf je privérekening betaald? Kies dan bij Betaald met voor Mijn privé opname / storting of Mijn rekening-courant.
11. Is er in dit jaar geboekt op Overige reserve?
Slechts in sommige gevallen mag er geboekt worden op Overige reserve. Ga je van een gratis naar een betaald abonnement dan mag je alle eerdere facturen inboeken als betaald met Overige reserve. Verder worden sommige beginbalans boekingen op Overige reserve geboekt. Andere boekingen op Overige reserve moet je aanpassen.
12. Zijn er balans boekingen gevonden in dit jaar die nog niet volledig zijn betaald?
Bij een balans boeking moeten de datum van de balans boeking en de datum van de betaling gelijk zijn. Is dit niet het geval, dan krijg je bij het maken van de boeking direct een melding te zien. Je moet de boeking aanpassen.
13. Zijn er boekingen gevonden in dit jaar die nog niet volledig zijn betaald?
Heb je een kosten boeking gemaakt dan kan het zijn dat deze in dit jaar niet is betaald. Heeft de betaling wel plaats gevonden in dit jaar? Dan is de betaling waarschijnlijk al aan een kosten boeking gekoppeld waardoor de kosten dubbel in je boekhouding staan. Vul het bedrag van de boeking in in de Vindbalk, links bovenin. Vind je hier twee boekingen, dan verwijder je de boeking waar geen betaling aan is gekoppeld.
14. Zijn alle btw-periodes in dit jaar afgesloten?
Je btw-aangifte dien je vanuit Jortt automatisch in bij de Belastingdienst. Heb je ervoor gekozen om je btw-aangifte niet via Jortt in te dienen? Sluit dan in ieder geval je btw-periode, zodat wat in Jortt staat overeen blijft komen met wat je bij de Belastingdienst hebt ingediend.
15. Zijn er rekeningen-courant gevonden waarvan het saldo in dit jaar hoger is geweest dan € 17.500? (BV)?
Is het saldo van een rekening-courant in een jaar hoger geweest dan € 17.500? Dan verplicht de Belastingdienst jou om rente te berekenen. Het is verstandig om hiervoor een rekening-courant overeenkomst op te (laten) stellen waarin je onder andere het rentepercentage vermeldt.
Ook als het saldo van je rekening-courant aan het einde van het jaar € 0 is moet je rente berekenen wanneer het saldo gedurende het jaar hoger dan € 17.500 is geweest.
16. Zijn er bankrekeningen gevonden waarvoor mogelijk niet alle bij- en afschrijvingen zijn geupload?
Lees je de bij- en afschrijvingen voor je (spaar-)rekening in met een CAMT.053 of MT940 bestand? Controleer dan of je alle bij- en afschrijvingen voor dit jaar hebt ingelezen. Ga hiervoor naar Geldzaken links in het menu en klik op de betreffende rekening.
17. Is het saldo van het netto loon € 0?
Betaal je elke maand precies het salaris uit wat op de loonstrook staat? Dan staat het saldo van de balans categorie Nettolonen op € 0. Heb je teveel uitbetaald? Dan staat het teveel betaalde bedrag aan de linkerkant op je balans. Heb je te weinig uitbetaald? Dan staat dit aan de rechterkant op je balans. Doe je de salarisadministratie niet met Jortt, dan kan het zijn dat je niet alle loonboekingen hebt verwerkt.
18. Is het saldo van Sociale lasten / Loonbelasting correct?
Het bedrag dat aan het einde van het jaar aan de rechterkant op de balans staat moet gelijk zijn aan de loonbelasting die je over december moet betalen aan de Belastingdienst. Doe je de salarisadministratie niet met Jortt, dan kan het zijn dat je niet alle loonboekingen hebt verwerkt.
Gaat het om een afrondingsverschil, dan maak je hier een boeking voor.
19. Is het saldo van de ontvangen leningen positief?
Heeft je bedrijf geld geleend van een derde, bijvoorbeeld voor de aanschaf van een auto, dan maak je hiervoor een ontvangen lening aan. Is het saldo van de ontvangen lening negatief? Dan heb je teveel terugbetaald, de rente niet geboekt of heb je per ongeluk voor een verstrekte lening een ontvangen lening gemaakt.
20. Is het saldo van de verstrekte leningen positief?
Heeft je bedrijf geld uitgeleend aan een derde, dan maak je hiervoor een verstrekte lening aan. Is het saldo van de verstrekte lening negatief? Dan heb je teveel terugontvangen, de rente niet geboekt of heb je per ongeluk voor een ontvangen lening een verstrekte lening gemaakt.
21. Zijn er verstrekte leningen gevonden waar mogelijk rente moet worden geboekt?
Heeft je bedrijf geld uitgeleend aan een derde, dan is dit een verstrekte lening. Als vergoeding voor de geldlening ontvang je rente. Voor de ontvangen rente maak je een opbrengsten boeking.
22. Zijn er ontvangen leningen gevonden waar mogelijk rente moet worden geboekt?
Heeft je bedrijf geld geleend van een derde, dan is dit een ontvangen lening. Als vergoeding voor de geldlening betaal je rente. Voor de betaalde rente maak je een kosten boeking.
23. Is er gestort kapitaal opgegeven? (BV)
In de oprichtingsakte van je BV staat wat het gestort aandelenkapitaal is. Dit bedrag moet de aandeelhouder (dit ben jij in de meeste gevallen) daadwerkelijk vanuit privé storten op de bankrekening van de BV.
Heb je dit niet gestort in het jaar van oprichting van de BV, dan moet je hier alsnog een boeking voor aanmaken.
24. Zijn er bij- of afschrijvingen die op Betaalde of ontvangen btw geboekt hadden moeten worden?
Betaal je btw aan de Belastingdienst of krijg je btw terug van de Belastingdienst, dan boek je dit met een Balans boeking op Betaalde of ontvangen btw. Heb je deze bij- of afschrijvingen anders geboekt dan moet je ze aanpassen.
Is het btw-bedrag dat je hebt betaald verhoogd met een boete? Dan boek je het bedrag van de boete op Kosten - Boetes en bekeuringen. De Boekhoudbot geeft aan dat deze boeking op Betaalde of ontvangen btw geboekt had moeten worden. Dit is omdat gecontroleerd wordt op basis van het betalingskenmerk. De Boekhoudbot kan niet registreren dat dit deel van de betaling een boete is. Heb je dit gecontroleerd, dan mag je deze melding negeren.