Btw-aangifte doen

De meeste ondernemers moeten btw-aangifte doen. De meesten doen dit elk kwartaal maar soms ook maandelijks of jaarlijks. In dit artikel lees je alles wat je moet weten over btw en btw-aangifte doen.

Wanneer je je bedrijf inschrijft bij de KvK dan krijg je een btw-nummer van de Belastingdienst met instructies hoe en wanneer je btw-aangifte moet doen. Daarnaast krijg je een gebruikersnaam en wachtwoord waarmee je digitaal je btw-aangifte kunt doen. Als zzp-ers kan je tegenwoordig btw-aangifte doen met je DigiD.

Wat is btw?

Btw is een afkorting van Belasting over de Toegevoegde Waarde en wordt ook wel Omzetbelasting genoemd. Dit is een belasting die een consument moet betalen over aangeschafte producten of ontvangen diensten. Bedrijven berekenen elkaar ook btw maar mogen dit terugvragen en betalen onder de streep geen btw.

“Maar ik moet elk kwartaal wel btw aan de Belastingdienst betalen! Hoe zit dat?”

De ondernemer als belastinginner

De Belastingdienst verplicht jou als ondernemer om btw te heffen aan je klanten. Deze btw moet je afdragen aan de Belastingdienst. Je mag hier wel de btw die jij aan je leveranciers hebt betaald vanaf trekken (de zogenaamde Voorbelasting). Consumenten kunnen geen btw terugvragen en zijn dus uiteindelijk degenen die de omzetbelasting betalen. Even een rekenvoorbeeld:

Voorbeeld berekening btw

Je koopt voor € 100 aan planken en schroeven bij een leverancier. Deze zal je een factuur van € 121 sturen (+21% btw).
Je maakt van dit materiaal een bank en verkoopt deze aan een consument voor € 300. Je verdient dus € 200 met het maken van de bank. Je zal je klant een factuur sturen van € 363(weer +21% btw).
Wanneer je nu btw-aangifte moet doen dan moet je aan de Belastingdienst € 42 betalen (63-21).
Het geld dat je hebt uitgegeven is € 121 aan inkopen + € 42 aan betaalde btw (=163).
Het geld dat je hebt ontvangen is € 363 van je klant.
Het verschil hiertussen is precies € 200.

Het betalen of heffen van btw is voor jou als ondernemen dus neutraal. De consument heeft € 63 omzetbelasting betaald en jij hebt deze voor de Belastingdienst geïnd. Voor dit werk dat je voor de Belastingdienst doet hoef je echter geen bloemetje te verwachten.

Btw-administratie

Elke ondernemer is verplicht een deugdelijke btw-administratie te voeren. Van elke inkoop en elke verkoop moet bijgehouden worden hoeveel btw er betaald is of in rekening gebracht is. Dit kan een enorme klus zijn. De btw-administratie is een onderdeel van je totale boekhouding. Voor de btw-administratie moet je de volgende gegevens vastleggen:

Je verkoop en de btw op je verkoop.
Welk btw-tarief (9% of 21%) je hebt berekend op je verkoop.
Je inkoop en de btw op de inkoop.
Bijhouden van btw die je nog moet betalen aan, of nog moet ontvangen van de Belastingdienst.
Betaalde of ontvangen btw.
Eventuele korting op de btw door middel van de Kleineondernemersregeling.
Correcties op de btw door privégebruik van zakelijke middelen (bijvoorbeeld auto van de zaak).
Bonnen of inkoopfacturen van je inkoop.

Wat is voorbelasting?

Voorbelasting is de btw die jij aan je leveranciers hebt betaald en die je, bij de btw-aangifte, mag aftrekken van de btw die je aan je klanten hebt berekend. Het verschil tussen deze twee bedragen is de btw die je aan de Belastingdienst moet betalen. Wanneer het verschil negatief is dan krijg je geld terug van de Belastingdienst.

Voorbeeld voorbelasting

Inkoopfactuur 1: € 1234 totaal waarvan € 214,17 btw
Inkoopfactuur 2: € 400 totaal waarvan € 69,42 btw
Inkoopfactuur 3: € 30,25 totaal waarvan € 5,25 btw
Het totaal dat je aan btw aan je leveranciers hebt betaald is: € 288,84(Voorbelasting).
Verkoopfactuur 1: € 2000 totaal waarvan € 347,11 btw
Verkoopfactuur 1: € 3500 totaal waarvan € 607,44 btw
Het totaal dat je klanten aan btw hebben betaald is: € 954,55
De omzetbelasting die je aan de Belastingdienst moet betalen is: € 954,55 - € 288,84 voorbelasting = € 665,71

Welke btw mag je aftrekken?

De term ‘aftrekken van de btw’ wordt veel gebruikt in de ondernemerswereld. Dit betekent letterlijk dat je de btw die je hebt betaald voor inkopen mag aftrekken (voorbelasting) van de btw die je moet betalen aan de Belastingdienst.

Van alle zakelijke kosten mag je de btw aftrekken. Dus alle inkoop van materialen of uitbesteed werk om je goederen of producten te kunnen leveren. En alle andere kosten die je nodig hebt om je bedrijf te runnen.

Van alles wat bedoeld is voor privégebruik mag de btw niet worden afgetrokken. Het gaat hier namelijk om particulier gebruik en particulieren moeten btw betalen. Wanneer je bijvoorbeeld een computer koopt en je gaat deze ook voor 40% van de tijd privé gebruiken dan mag je 60% van de btw die op de aanschaf van de computer zit, aftrekken en het restant niet.

Wanneer btw-aangifte doen

Je btw-aangifte moet binnen een maand na afloop van het tijdvak bij de Belastingdienst binnen zijn. Als je te laat bent krijg je een naheffingsaanslag. Dit is een schatting van de btw die je moet betalen.

Zorg ervoor dat je je boekhouding regelmatig bijhoudt. Dit voorkomt btw-aangifte-stress.

Dit zijn de data waarop de btw-aangifte binnen moet zijn bij de Belastingdienst:

Btw-aangifte 1e kwartaal 2024: 30 april 2024
Btw-aangifte 2e kwartaal 2024: 31 juli 2024
Btw-aangifte 3e kwartaal 2024: 31 oktober 2024
Btw-aangifte 4e kwartaal 2024: 31 januari 2025

Wanneer je btw moet betalen dan moet de betaling ook voor bovengenoemde data binnen zijn. Hou er rekening mee dat het soms even kan duren voordat het geld van jouw bank op de rekening van de Belastingdienst staat (zeker wanneer je je betaling in het weekend doet).

Btw-aangifte indienen

Nadat je je boekhouding hebt bijgewerkt kun je de btw-aangifte gaan indienen. Je kunt direct via Jortt elektronisch btw-aangifte doen of zelf inloggen op de site van de Belastingdienst. Voordat de aangifte gedaan wordt, doet Jortt eerst nog een controle van je boekhouding.

Elektronische aangifte via Jortt

Via Jortt kun je snel en eenvoudig elektronisch btw-aangifte doen. Je doorloopt hiervoor de stappen onderaan het btw-paneel in Jortt. Na het doen van de aangifte zie je direct de terugkoppeling van de Belastingdienst. Je ziet wanneer de btw-aangifte is ingediend, wat je moet betalen of terugkrijgt en welk kenmerk je moet gebruiken bij een betaling.

Zelf aangifte doen

Doe je zelf aangifte dan log je in op de op de website van de Belastingdienst. Je vult een aantal vragen in en verzendt deze. Dit kost meestal niet meer dan 15 minuten van je tijd:

Ga naar de website van de Belastingdienst.
Klik rechtsboven op Inloggen | Voor ondernemers.
Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord of met je DigiD wanneer je een zzp’er bent.
Klik in het Overzicht aangiften en opgaven scherm op de btw-aangifte die je wil doen.
Vul de omzet en btw in bij de verschillende vragen (Wanneer je Jortt gebruikt voor je btw-aangifte dan kan je de getallen één op één overnemen uit het btw-rapport).
Controleer de aangifte en klik op Verzenden.
Je hebt de btw-aangifte ingediend!

Btw betalen aan de Belastingdienst

Wanneer je btw moet betalen aan de Belastingdienst dan moet je dit zelf overmaken. Wanneer je geld terugkrijgt dan hoef je niets te doen. De Belastingdienst stort dit geld op jouw rekening.

Je kunt na de elektronische aangifte de QR-code scannen in Jortt en zo direct betalen. Of je maakt de te betalen btw over naar NL86 INGB 0002 4455 88 t.a.v. Belastingdienst Apeldoorn met daarbij het juiste betalingskenmerk. Dit betalingskenmerk vind je in de Digitaal aangeven ondernemersportaal van de Belastingdienst onder het tabblad betalingskenmerk.

Btw is geen omzet

Wanneer je een factuur stuurt van € 121 dan is hiervan alleen € 100 omzet voor je bedrijf en € 21 een schuld die je moet afdragen aan de Belastingdienst (Weet je nog? Je bent de belastinginner van de Belastingdienst). Het is dan ook belangrijk dat je de btw niet optelt bij de omzet van je bedrijf. Zorg ervoor dat je dit geld niet uitgeeft zodat je niet in de problemen komt bij de btw-aangifte.

Zorg ervoor dat je het geld van ontvangen btw niet uitgeeft zodat je dit kunt betalen bij de btw-aangifte.

Kleineondernemersregeling (KOR)

Wanneer je in een jaar minder dan € 20.000 omzet hebt, mag je gebruik maken van de Kleineondernemersregeling (KOR). Je meldt je hiervoor aan bij de Belastingdienst en kunt dan factureren zonder btw. Daar staat tegenover dat je de btw die je betaalt in de kosten die je maakt niet meer terug kunt vragen. In de praktijk is de KOR vooral interessant wanneer je aan particulieren levert, zij kunnen de btw immers niet terugvragen.

Lees hier meer over de kleineondernemersregeling.

Btw-percentages

Er zijn verschillende btw-tarieven. In het algemeen is het btw-tarief 21%. Voor sommige goederen en diensten (voornamelijk etenswaren) geldt het verlaagde btw-tarief van 9%.

Verkoop je voor meer dan €10 000 per jaar in de EU aan particulieren of bedrijven zonder btw-nummer, dan moet je sinds 1 juli 2021 de btw-tarieven gebruiken van het land van je klant. Deze btw kun je apart opgeven via het EU-éénloket systeem van de Belastingdienst.

21% btw-tarief

Het 21% btw-tarief is het standaard tarief in Nederland. Op alles wat je aan je klant berekent, moet je deze btw in rekening brengen. Behalve in de hieronder beschreven gevallen.

9% btw-tarief

In Nederland is 9% het verlaagde btw-tarief. Dit geldt onder meer voor etenswaren en sommige andere diensten. Controleer bij de Belastingdienst wat onder het 9% btw tarief valt.

0% btw-tarief

Wanneer je klanten in het buitenland hebt dan kan het 0% btw-tarief gelden. Dit tarief geldt voor levering van vliegtuigen of schepen, visvangst of het opslaan van goederen in een douane-depot.

Vrijgesteld van btw

Sommige goederen en diensten zijn vrijgesteld van btw. Dit is vastgelegd in de wet. Je berekent hierover geen btw. Controleer bij de Belastingdienst wat vrijgesteld is van btw.

Btw-verlegd

Elke ondernemer die niet is vrijgesteld van btw, betaalt btw over zijn omzet. Betaal je btw over de omzet, dan kun je de btw over de zakelijke kosten die je maakt, terugkrijgen van de Belastingdienst. Je kunt de btw echter alleen terugkrijgen in het land waar deze ook betaald is. Daarom is het handig dat je de ‘btw kunt verleggen’, zodat je de btw in je eigen land kunt betalen en weer terug kunt krijgen. Alleen ondernemers kunnen de btw verleggen, je kunt de btw niet naar particulieren verleggen.

Btw-aangifte met Jortt

Wanneer je boekhoudprogramma Jortt gebruikt voor de btw-aangifte dan gebeurt al het bovenstaand voor een groot deel automatisch. Zo bespaar je een hoop tijd en voorkom je fouten. Daarnaast heb je altijd inzicht in hoeveel btw je moet betalen.

Zo doet boekhoudprogramma Jortt je btw-administratie:

Alle facturen die je maakt worden automatisch verwerkt in je winst-en-verliesrekening, balans en btw-aangifte.
Alle boekingen voor inkoopfacturen en bonnen die je maakt worden automatisch verwerkt in je winst-en-verliesrekening, balans en btw-aangifte.
Btw voor privégebruik wordt automatisch gecorrigeerd.
Afsluiten van een btw-periode waardoor correcties in een volgende periode komen.
Verwerken complexe btw-situaties (btw verlegd, btw binnenland / binnen EU / buiten EU, KOR, verschillende btw-tarieven).
Alle Nederlandse btw-informatie wordt weergegeven in één overzichtelijk rapport.
Jortt maakt een apart rapport voor de te betalen of ontvangen EU-btw via het OneStopShop loket.