Hoe boek ik loon / salaris van werknemers

Heb jij personeel in dienst? Dan zijn de loonkosten die je maakt kosten voor je bedrijf. Om loonkosten te kunnen boeken geef je eerst bij Instellingen | Bedrijfsgegevens aan dat je personeel hebt. Jortt voegt nu automatisch de categorieën toe die je nodig hebt om de loonboekingen te maken. Als DGA ben je ook personeel van je eigen bedrijf! Lees DGA loon met loonstroken wanneer je een DGA bent.

Ben je een boekhouder? Lees deze instructies eerst goed door, voordat je lonen gaat verwerken in Jortt. Alle categorieën die nodig zijn voor het verwerken van lonen staan al standaard in Jortt.

Loon boeken van eigen werknemers

Elke maand ontvang je van het bedrijf dat voor jou de loonadministratie doet, een overzicht van de (te betalen) loonkosten. Dit overzicht heet een loonjournaalpost. De bedragen die op dit overzicht staan neem je over in Jortt.

Werk je met Employes dan kun je de loonkosten van je personeel via de koppeling in Jortt importeren en automatisch laten verwerken in je boekhouding. Je hoeft dan zelf geen loonboekingen te maken. Deze koppeling is gratis wanneer je een betaald abonnement hebt bij Jortt en Employes.

Een loonboeking maken

1. Ga naar Salarisadministratie links in het hoofdmenu.
2. Klik op Loonboekingen.
3. Klik op de maand waarvoor je de bedragen wil invoeren. Je ziet nu een overzicht wat bestaat uit de volgende delen: kosten, opbrengsten en balans.
4. Vul per deel de bedragen in.
6. Klik op Opslaan.

De volgorde van de categorieën op het overzicht van de loonadministratie kan afwijken van wat je in de loonboeking in Jortt ziet. Staan er grootboekrekeningen in je loonjournaalpost? Nummers van 0 tot en met 3999 zijn balansboekingen, nummers van 4000 tot en met 9999 zijn kosten- en opbrengstenboekingen. Je kunt ook naar de omschrijving kijken.

Wil je meer lezen over loonboekingen? Lees Salarisadministratie in je boekhouding.

Netto salaris boeken

Je boekt het betaalde netto salaris als Balans en Nettoloon:

1. Ga naar Nog te doen links in het hoofdmenu.
2. Selecteer bij de Bij- en afschrijvingen de juiste rekening.
3. Klik op de Afschrijving van de betaling van het netto loon.
4. Klik op Maak boeking in de geopende Afschrijving. Er wordt een paneel geopend voor een nieuwe boeking.
5. Kies als boeking soort Balans en als categorie Nettoloon.
6. Klik op Opslaan.

Maak je hier een eigen regel voor aan, dan boekt de Boekhoudbot dit elke maand automatisch voor je.

Loonbelasting boeken

Je boekt de betaalde loonbelasting (loonheffing) als Balans en Sociale lasten/ loonbelasting:

1. Ga naar Nog te doen links in het hoofdmenu.
2. Selecteer bij de Bij- en afschrijvingen de juiste rekening.
3. Klik op de Afschrijving van de betaling aan de Belastingdienst.
4. Klik op Maak boeking in de geopende Afschrijving. Er wordt een paneel geopend voor een nieuwe boeking.
5. Kies als boeking soort Balans en als categorie Sociale lasten/loonbelasting.
6. Klik op Opslaan.

Als je het betalingskenmerk in de omschrijving van de betaling zet, dan boekt de Boekhoudbot de betaalde loonbelasting automatisch op de juiste categorie.

Pensioenkosten boeken

Heb jij een pensioenregeling voor jouw werknemers afgesloten? Geef dit door aan de loonadministratie. De kosten voor jouw bedrijf worden dan verwerkt in de loonjournaalpost.

De betaling aan het pensioenfonds of de pensioenverzekeraar boek je als volgt:

1. Ga naar Nog te doen links in het hoofdmenu.
2. Selecteer de Bij- en afschrijvingen de juiste rekening.
3. Klik op de Afschrijving van de betaling aan het pensioenfonds.
4. Klik op Maak boeking in de geopende Afschrijving. Er wordt een paneel geopend voor een nieuwe boeking.
5. Kies als boeking soort Balans en als categorie Pensioenpremie.
6. Klik op Opslaan.

Onkosten boeken

Betaal jij onkosten uit aan jouw werknemer en heb je dit via de loonadministratie doorgegeven? Het bedrag van de te betalen onkosten is dan onderdeel van het uitbetaalde netto loon. Je hoeft hier geen aanvullende boekingen voor te maken.

13e maand/eindejaarsuitkering boeken

Krijgen je werknemers een 13e maand of eindejaarsuitkering, dan zijn dit kosten voor je bedrijf. In de loonjournaalpost (het maandelijkse overzicht dat je van je salarisverwerker ontvangt) zijn deze kosten al verwerkt. Je hoeft hier geen aanvullende boekingen voor te maken.

De kosten voor een 13e maand worden verdeeld over het gehele jaar. Dit betekent dat elke maand 1/12 deel van het totaalbedrag als kosten in je winst-en-verliesrekening komt te staan.

Daarnaast wordt elke maand 1/12 deel van het totaalbedrag als schuld op de balans gezet onder Balans | 13e maand / eindejaarsuitkering . Je hebt namelijk een schuld aan je werknemers. Betaal je de 13e maand uit, dan boek je de uitbetaling ook op Balans | 13e maand / eindejaarsuitkering. Zo staat het saldo aan het einde van het jaar weer op nul.

Loonboekingen met terugwerkende kracht boeken vanaf januari 2023

Heb je de boekhouding tot en met augustus 2023 helemaal bijgewerkt? Dan kun je vanaf september 2023 op de vernieuwde manier je loonboekingen maken. Je hoeft je oude boekingen niet aan te passen.

Wil je de boekingen blijven maken zoals je altijd al deed? Lees dan DGA salaris zonder loonstrook.

Wil je met terugwerkende kracht tot januari 2023 de lonen op de vernieuwde manier boeken, dan doe je dit als volgt:

Loonboekingen

Om de lonen voor heel 2023 op de vernieuwde manier te verwerken, vul je eerst de loonboekingen in:

1. Ga naar Salarisadministratie links in het hoofdmenu.
2. Klik op Loonboekingen.
3. Klik op de maand waarvoor je de bedragen wil invoeren. Je ziet nu een overzicht wat bestaat uit de volgende delen: kosten, opbrengsten en balans.
4. Vul per deel de bedragen in.
6. Klik op Opslaan.

Dit doe je voor alle maanden in 2023.

Betaalde loonbelasting

De loonbelasting werd tot en met augustus 2023 door de Boekhoudbot op Kosten | Sociale lasten / Loonbelasting geboekt. Met ingang van september 2023 boekt de Boekhoudbot de betaalde loonbelasting op Balans | Sociale lasten / Loonbelasting.

Je past de gemaakte boekingen als volgt aan:

1. Ga naar Boekingen links in het hoofdmenu. Je staat automatisch in de boekingen van 2024.
2. Klik op het pijltje naar links zodat je in de boekingen van 2023 komt te staan.
3. Klik op Filter.
4. Jortt opent een pop-up scherm waarbij aan de rechterkant de boekings soorten staan met daaronder de categorieën.
5. Vink het vierkantje aan voor de categorie Kosten | Sociale lasten/ Loonbelasting.
6. Klik met je muis naast de pop-up en je ziet nu alleen de boekingen uit de geselecteerde periode en categorie.
7. Vink het vakje bovenaan de lijst aan, links naast de grijze knoppen. Alle boekingen op deze pagina worden geselecteerd.
8. Kies Wijzig en selecteer in het pop-up menu Balans | Sociale lasten / Loonbelasting.
9. Heb je meerdere pagina’s dan moet je dit voor elke pagina doen.

Jortt verwerkt de gewijzigde boekingen in de administratie.

Betaalde nettoloon

Je hebt het nettoloon tot nu toe geboekt op Kosten | Lonen en past dit aan naar Balans | Nettoloon. Het aanpassen doe je als volgt:

1. Ga naar Boekingen links in het hoofdmenu. Je staat automatisch in de boekingen van 2023.
2. Klik op Filter.
3. Jortt opent een pop-up scherm waarbij aan de rechterkant de boekings soorten staan met daaronder de categorieën.
4. Vink het vierkantje aan voor de categorie Kosten | Lonen.
5. Klik met je muis naast de pop-up en je ziet nu alleen de boekingen uit de geselecteerde periode en categorie.
6. Vink het vakje bovenaan de lijst aan naast de grijze knoppen, alle boekingen op deze pagina worden geselecteerd.
7. Kies Wijzig en selecteer in het pop-up menu Balans | Nettoloon.
8. Heb je meerdere pagina’s dan moet je dit voor elke pagina doen.

Jortt verwerkt de gewijzigde boekingen in de administratie.

Payroll medewerker boeken

Wanneer je gebruik maakt van Payroll, dan boek je alleen de kosten zoals deze op de factuur staan. Als Kosten | Personeelskosten | Overige Personeelskosten (Payrollers zijn geen personeel van jou, je betaald geen loon, maar kosten voor de Payroll).

Indien gewenst kun je een categorie 'Payroll' toevoegen bij: Categorie toevoegen aan je boekhouding als subcategorie van Overige personeelskosten.

Op een Payroll factuur zit btw. Deze geef je ook op in de boeking. Deze btw vraag je terug via de eerstvolgende btw-aangifte.

Ingehuurde zzp medewerkers voor een project boeken

Heb je zzp medewerkers ingehuurd voor een project en 'verkoop' je deze medewerkers door aan jouw opdrachtgever? Dan boek je deze als Kosten, Uitbesteed werk. Dit valt namelijk onder de 'Inkoopkosten' en moet je dus ook zo opgeven in je aangifte Inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting.

Een boekhouder, schoonmaakbedrijf, beveiligingskantoor of een ander die 'algemene werkzaamheden' doet, valt niet onder Uitbesteed werk, maar onder Andere-, Huisvestings- of Kantoorkosten.