Salarisadministratie in 8 stappen
Zodra je een medewerker in dienst neemt, komt de verantwoordelijkheid voor de salarisadministratie om de hoek kijken. Maar wat houdt salarisadministratie precies in? Wat zijn de vereisten en verplichtingen, welke documenten moet je bewaren en hoe werkt het in samenwerking met de Belastingdienst? Hier vind je alle essentiële informatie die je nodig hebt, of je nu zelf de salarisadministratie gaat voeren of deze taak uitbesteedt.
Stap 1: Vastleggen van gegevens
Als werkgever moet je jezelf aanmelden bij de Belastingdienst en een loonheffingennummer krijgen. Hiermee kun je de loonheffingen aangeven. Voor je medewerkers moet je een personeelsdossier aanleggen met essentiële gegevens, zoals een kopie van een identiteitsbewijs, het arbeidscontract en de loonbelastingverklaring.
Stap 2: Bijhouden van contact- en salarisgegevens
Het is belangrijk om de contact- en salarisgegevens van je medewerkers bij te houden. Ook dien je verplicht uren te registreren om te controleren of arbeids- en rusttijden worden nageleefd. Als je medewerkers per uur betaalt, moet je ook een systeem hebben om deze uren bij te houden. Verder ben je verplicht om nauwkeurige loonstroken, loonstaten en jaaropgaven te verstrekken zodra er salaris wordt uitbetaald.
Stap 3: Maken en versturen van loonstroken
Je moet als werkgever loonstroken maken en versturen. Tenzij een medewerker uitdrukkelijk akkoord heeft gegeven voor alleen een digitale loonstrook, moet je ook een papieren loonstrook verstrekken.
Stap 4: Loonaangifte doen bij de Belastingdienst
Elke maand moet je loonaangifte doen bij de Belastingdienst met behulp van bijgewerkte loonstaten.
Stap 5: Extra betalingen bijhouden
Als je actief bent in een specifieke branche of werkt volgens een cao, kunnen er extra betalingen zijn, zoals bonussen, eindejaarsuitkeringen of winstdelingen. Het is belangrijk om deze betalingen bij te houden, zelfs als er wijzigingen zijn in de cao die met terugwerkende kracht moeten worden toegepast.
Stap 6: Medewerkers betalen
Zorg ervoor dat je je medewerkers op tijd betaalt en vergeet niet om loonbelasting en premies volksverzekeringen correct af te dragen aan de Belastingdienst. Het niet naleven van deze verplichting kan leiden tot boetes.
Stap 7: Jaaropgaven maken
Als werkgever ben je wettelijk verplicht om jaaropgaven te verstrekken binnen een redelijke termijn. De meeste ondernemers verstrekken jaaropgaven voor het voorgaande jaar in januari en februari. Als een medewerker eerder uit dienst gaat, mag je de jaaropgave eerder verstrekken. De jaaropgaven zijn een standaard onderdeel van de Jortt loonstroken.
Stap 8: Kosten in de boekhouding verwerken
De salarissen en loonkosten worden automatisch verwerkt in boekhoudprogramma Jortt.