Vergoeding voor thuiswerken?
Werknemers die thuiswerken maken vaak extra kosten, zoals bijvoorbeeld voor water en elektriciteit, verwarming, toiletpapier, koffie en thee. Door een thuiswerkvergoeding aan te bieden, kun je deze extra uitgaven van thuiswerkers compenseren.
Is een thuiswerkvergoeding verplicht?
Het verstrekken van een thuiswerkvergoeding is niet wettelijk verplicht. In de cao die van toepassing is op jouw branche kunnen echter bepalingen staan met betrekking tot de vergoeding voor thuiswerken. Als er geen cao van toepassing is, kun je als werkgever zelf afspraken maken met je werknemers over thuiswerken en de eventuele vergoeding ervan.
Hoewel een thuiswerkvergoeding niet verplicht is, kan het aanbieden ervan aantonen dat je een zorgzame werkgever bent. Je werknemers kunnen dit wellicht ook verwachten. Het kan bovendien een slimme strategie zijn om werknemers te behouden en nieuw talent aan te trekken, vooral in tijden van personeelstekort.
Thuiswerkvergoeding voor 2024
In 2023 kun je werknemers die thuiswerken een onbelaste vergoeding geven van maximaal €2,35 per dag. Zelfs als werknemers een deel van de dag thuiswerken, kun je ze €2,35 belastingvrij uitbetalen.
Vaste thuiswerkvergoeding
Je kunt met je werknemer overeenkomen om een vaste vergoeding te betalen op basis van het verwachte aantal thuiswerkdagen per week. Hierdoor hoef je niet dagelijks bij te houden of je werknemer thuiswerkt of op kantoor is. Als deze situatie structureel verandert, kun je de vaste vergoeding aanpassen.
Thuiswerkvergoeding of reiskostenvergoeding
Als werkgever moet je kiezen tussen de thuiswerkkostenvergoeding en de reiskostenvergoeding; je kunt niet beide tegelijkertijd toepassen.
De onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer blijft namelijk bestaan, waarbij het tarief in 2023 €0,21 per kilometer is en in 2024 €0,23 per kilometer.
Voor werknemers die deels thuiswerken en deels op kantoor werken, bepaal je als werkgever welke vergoeding van toepassing is. Je kunt er ook voor kiezen om je werknemers zelf te laten kiezen welke vergoeding ze verkiezen, afhankelijk van hun persoonlijke situatie.
Thuiswerkvergoeding van de Belastingdienst
Je bent als werkgever verantwoordelijk voor het betalen van de thuiswerkvergoeding; je ontvangt dit bedrag niet volledig terug van de Belastingdienst. Het voordeel is echter dat je geen loonheffing hoeft te betalen over de thuiswerkvergoeding van €2,35 per dag. Dit is een stimulans van de overheid om vergoedingen aan te moedigen. Je kunt als werkgever ook meer dan €2,35 per dag vergoeden, maar over het bedrag boven €2,35 moet je wel loonheffing betalen. Je kunt dit exact aangeven bij je aangifte loonbelasting, zodat het wordt verwerkt in de salarisadministratie.
Vergoeding voor thuiskantoorinrichting
Naast een vergoeding voor doorlopende thuiswerkuitgaven kun je ook overwegen om werknemers te vergoeden voor de inrichting van hun thuiskantoor. Veel van deze kosten vallen onder de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR), zoals bijvoorbeeld bureaustoelen, computers of telefoons. Hier hoef je geen belasting over te betalen.
Verplichting tot vergoeding van thuiskantoorinrichting?
Net zoals bij de thuiswerkvergoeding ben je wettelijk niet verplicht om werknemers te vergoeden voor de inrichting van hun thuiskantoor. In een cao kunnen echter verplichtingen op dit gebied worden vastgelegd. Daarnaast vereist de Arbowet dat je als werkgever alle werkplekken, inclusief de thuiswerkplekken, meeneemt in je arbobeleid. Dit houdt onder andere in dat je moet controleren of de thuiskantoorinrichting ergonomisch verantwoord is. Het is logisch dat je als werkgever voor de juiste middelen zorgt om ervoor te zorgen dat je werknemers gezond vanuit huis kunnen werken.
Regels voor thuiswerken in 2024
Hoewel je als werkgever werknemers kunt vragen om thuis te werken, kun je thuiswerken niet verplicht stellen. Veel werknemers hebben echter de voordelen van thuiswerken ervaren en willen (deels) thuis blijven werken.
Als je werknemer van plan is om structureel thuis te werken, is het verstandig om een thuiswerkovereenkomst op te stellen, waarin je vastlegt op welke dagen je werknemer thuis zal werken. Verder kun je afspraken maken over werktijden, bereikbaarheid en het gebruik van werkmiddelen. Bijvoorbeeld, je kunt vastleggen dat een werknemer de bureaustoel, laptop en telefoon van de zaak moet retourneren bij beëindiging van het dienstverband. Deze afspraken kunnen ook worden vastgelegd in een gebruikersovereenkomst voor elk werkmiddel.