Als ondernemer mag je reiskosten die je maakt voor je opdrachtgevers declareren. Deze kosten worden door de Belastingdienst erkend als zakelijke kosten die je in je administratie als reiskosten mag opvoeren. Je maakt een kostenboeking voor de reiskosten die je voor je klant hebt gemaakt. Om de reiskosten van je klant terug te vragen, zet je ze op de factuur.
Er zijn twee methoden om reiskosten te factureren:
Reiskosten die je doorberekent aan je klanten zijn onderdeel van je belaste omzet. Dit betekent dat wanneer je reiskosten factureert, deze kosten worden beschouwd als onderdeel van de totale omzet van je bedrijf en derhalve onderworpen zijn aan dezelfde btw-regels als je andere goederen of diensten.
Ja, hoewel €0,23 per kilometer de standaard is voor het invoeren van kosten in je administratie, mag je elke vergoeding die je met je klant afspreekt doorfactureren. Deze vergoeding mag dus hoger zijn, wat gezien de huidige brandstofprijzen vaak ook redelijk is.
Bij het doorberekenen van reiskosten factureer je de kosten exclusief btw en hef je btw over deze kosten tegen hetzelfde tarief als het hoofdproduct of de hoofddienst. Bijvoorbeeld:
Als je hoofddienst belast is met 21% btw, bereken je ook 21% btw over de reiskosten.
Als je diensten levert die vrijgesteld zijn van btw, zoals bepaalde educatieve activiteiten voor minderjarigen, dan hoef je geen btw te rekenen over de reiskosten. Lever je zowel vrijgestelde als btw-plichtige diensten, dan moet je over de reiskosten voor de btw-plichtige diensten wel btw rekenen.
De reiskosten die je op de factuur vermeldt, staan los van de onbelaste reiskostenvergoeding die werkgevers aan werknemers kunnen uitkeren: Onbelaste kilometervergoeding