Administratie met winkelkassa

Werk je met een POS kassasysteem, zoals Zettle, Sumup, Adyen POS of Rabo Smartpin, volg dan de instructies voor Administratie met een POS kassasysteem.

Heb je een winkel en kunnen je klanten contant of met de pin afrekenen? Dan kun je deze administratie eenvoudig verwerken in boekhoudprogramma Jortt.

Let er op dat je kassasysteem voldoet aan de eisen van de Belastingdienst:

U bent vrij om te kiezen hoe u uw administratie inricht, maar de wet heeft wel grenzen gesteld. De aard en omvang van uw bedrijf zijn medebepalend voor de inrichting van uw administratie. Hoe complexer en omvangrijker uw bedrijf is, hoe hoger de eisen aan de inrichting van uw administratie worden. De gegevens die uw kassasysteem vastlegt, maken deel uit van uw administratie. Dit betekent dat de fiscale eisen die wij aan een administratie stellen, ook van toepassing zijn op uw kassasysteem. Kasverkeer vraagt daarom om een betrouwbare kasadministratie en een daarbij passend kassasysteem. U administreert op een manier waaruit altijd uw fiscale rechten en verplichtingen blijken. Dit is ook voor uw eigen bedrijfsvoering van belang.

Losse bonnenboekjes geven dus niet voldoende inzicht voor de Belastingdienst. Een kassa die per productgroep en betaalmethode over een bepaalde periode de omzet registreert, is al snel de minimale eis. Lees hier alles over de eisen van de Belastingdienst over kassasystemen: Het kassasysteem in uw bedrijf.

Op de meeste kassasystemen kun je aangeven dat er pinbetalingen zijn en dat er contante omzet is. In ons voorbeeld werken we deze situatie dan ook uit. Afhankelijk van het systeem waar je mee werkt, kun je een rapport per dag, week of maand uitdraaien.

Toevoegen van een Pin tussenrekening

Om de betalingen van je pin terminal (van bijvoorbeeld PinDirect, CCV en Lubee) te verwerken maak je een tussenrekening aan.

1. Ga naar Geldzaken links in het hoofdmenu.
2. Klik bij Kas en bank op Toevoegen en kies Overige rekening.
3. Geef de omschrijving op, bijvoorbeeld Pin terminal CCV.
4. Als rekening geef je of dezelfde omschrijving mee, of het rekeningnummer van de provider van je pin terminal (deze staat op je bankmutatie bij de uitbetalingen).
5. Klik op Opslaan.

Deze rekening noemen we vanaf hier de 'Pin tussenrekening'.

Boeken van je omzet

Per periode boek je de omzet van je kassasysteem. Hiervoor draai je een omzetrapport (Z-rapport) uit je kassasysteem per periode (week).

1. Ga naar Boekingen links in het hoofdmenu.
2. Klik op Boeking. Er wordt een paneel geopend voor een nieuwe boeking.
3. Kies als boeking soort Opbrengsten en als categorie Diverse omzet.
4. Voer zelf de Omschrijving in, bijvoorbeeld Winkelomzet week 10.
5. Voer de Datum, Totaalbedrag incl. btw en het Totaal aan btw in.
6. Voeg het omzetrapport (foto of scan uit je Inbox) bij 'Bon of inkoopfactuur'.
7. Klik op Opslaan.
8. Voeg de volgende betaalmethode toe.

Bij de betaalmethoden splits je de contante verkoop en de pinverkoop. Stel je hebt € 10.000 omzet, waarvan € 3.000 contant is betaald en € 7.000 met de pin, dan voeg je twee betaalmethoden toe. De contante verkopen voeg je toe als 'Kas', de pin verkopen voeg je toe je als 'Pin tussenrekening'.

1. Klik in de aangemaakt boeking bij Mogelijke koppelingen op Betaald met.
2. Klik op Kas.
3. Klik op Wijzig bij Kas om het bedrag aan te passen.
4. Voer het bedrag in dat is betaald met kas.
5. Klik in de boeking bij Mogelijke koppelingen op Betaald met.
6. Klik op Pin tussenrekening.

Je maandomzet is nu verwerkt in je administratie.

Verkoop je cadeaubonnen en/of neem je cadeaubonnen aan? Lees hoe je cadeaubonnen verwerkt in je omzet.

Op je winst-en-verliesrekening staat nu je omzet geboekt (exclusief btw), op je btw-aangifte is de te betalen btw berekend en bij Geldzaken staat nu € 3.000 als kasgeld en € 7.000 als tegoed bij je Pin tussenrekening.

Verwerken van de pin terminal uitbetaling en kasstortingen

Gedurende de maand krijg je regelmatig uitbetaald van de provider van je pin terminal. Je krijgt dit geld dan gestort op je betaalrekening. Deze betalingen lopen niet gelijk aan een omzetperiode en staan los van de eerder geboekte omzet. Pin terminal uitbetalingen of kasstortingen boek je dus niet als omzet.

Boeken van een pin terminal uitbetaling

Wanneer je de uitbetaling ziet staan in je bankmutatie bij Nog te doen, dan ga je dit inboeken.

1. klik op de Bijschrijving.
2. Klik bij Mogelijke koppelingen op Maak boeking. Er wordt een paneel geopend voor een nieuwe boeking.
3. Kies als boeking soort Balans en als categorie Pin tussenrekening.
4. Klik op Opslaan.

Hiermee verplaats je het geld van de pin tussenrekening naar je bankrekening. Het tegoed van je pin tussenrekening wordt dus kleiner.

Boeken van een geldstorting bij de bank

Wanneer je geld afroomt uit je kassa en dit geld stort bij de bank, boek je de bankmutatie van de kasstorting.

1. Ga naar Nog te doen links in het hoofdmenu.
2. klik op de Bijschrijving.
3. Klik bij Mogelijke koppelingen op Maak boeking. Er wordt een paneel geopend voor een nieuwe boeking.
4. Kies als boeking soort Balans en als categorie Kas.
5. Klik op Opslaan.

Hiermee verplaats je het geld van je Kas naar je bankrekening. Het tegoed van je Kas wordt dus kleiner. Lees hier meer over Kasstortingen.

Boeken van de kosten van je pin terminal

Per periode en/of per betaling zal de provider van je pin terminal kosten verrekenen.

1. Om de kosten te boeken ga je naar Boekingen.
2. Klik op Boeking. Er wordt een paneel geopend voor een nieuwe boeking.
3. Kies bij Kosten de categorie Verkoopkosten.
4. Geef als factuur- en leverperiode dezeflde maand op als de periode waar de kosten over gaan.
5. Voer het toaalbedrag aan omzet in bij Totaal incl. btw en voer de btw in bij Totaal btw (let op: Rabobank en Zettle berekenen geen btw, de btw is dan € 0).

Koppel je kostenrapport bij Bon of inkoopfactuur.

Je winkelkassa administratie is nu helemaal verwerkt in boekhoudprogramma Jortt.