Administratie voor een bv

Boekhouding voor een bv

Met Boekhoudprogramma Jortt doe je voor je bv zelf je administratie en je belastingaangiftes. De btw-aangifte doe je met één druk op de knop en voor je aangifte vennootschapsbelasting gebruik je het rapport Aangifte vennootschapsbelasting.

Onze Boekhoudbot helpt je daarbij: hij doet veel boekingen voor je, controleert je boekhouding en stelt de rapporten voor je op. Met de uitgebreide Help functie in Jortt vind je snel een antwoord op al je vragen.

Zo maak je je boekhoudleven eenvoudig

In dit artikel zetten we een aantal zaken over de boekhouding van een bv bij elkaar, waarin we verwijzen naar de uitgebreide help artikelen in Jortt die voor jou interessant zijn.

Gebruik een aparte zakelijke rekening

Voor de bv vraag je een zakelijke bankrekening aan. Gebruik deze bankrekening alleen voor zakelijke uitgaven. Zo houd je overzicht en maak je optimaal gebruik van Jortt.

Het vraagt discipline om zakelijk en privé te scheiden, maar hiermee haal je de allergrootste tijdswinst voor je boekhouding.

Aandelenkapitaal

Bij de oprichting van een Besloten Vennootschap (bv) wordt door een notaris een oprichtingsakte gemaakt waarin de statuten van de bv zijn opgenomen. In de statuten is, naast de naam en vestigingsplaats, ook opgenomen wie de aandeelhouders zijn, hoeveel aandelen er zijn en wat het aandelenkapitaal is. Dit aandelenkapitaal wordt als kapitaalstorting in de bv gestort op de categorie Mijn gestort kapitaal.

Rekening-courant

Maak je naast je salaris (zie verderop in dit artikel) ook andere bedragen over van of naar je privé rekening, dan verwerk je dit als rekening-courant boeking. Met een rekening-courant geef je aan of de bv geld van jou tegoed heeft of geld aan jou verschuldigd is. De rekening-courant is alleen bedoeld voor het over en weer boeken van kleine bedragen. Blijft het saldo op de rekening-courant beneden de € 17.500? Dan hoef je geen rente te berekenen over het bedrag. Ga je over dit bedrag heen, dan moet er wel rente worden berekend.

Heb je je privé pas gebruikt om zakelijke kosten te betalen (bijvoorbeeld voor de inschrijving van de Kamer van Koophandel) of heb je met je zakelijke rekening juist privékosten betaald ? Lees hoe je dit boekt in je boekhouding: Hoe boek ik een privé opname in een bv.

In het artikel Hoe boek ik betalingen tussen een holding en werkmaatschappij lees je hoe je boekingen tussen twee bv’s maakt.

Privé storting/ startkapitaal

Stort je een bedrag van je privé rekening naar je zakelijke rekening als startkapitaal? Als je het bedrag binnen een jaar weer terugstort, dan maak je hiervan een Balansboeking op de categorie Mijn rekening-courant. Duurt het langer dan een jaar voordat je het bedrag terugstort? Dan maak je bij Geldzaken een ontvangen lening aan. Stel een leningsovereenkomst op waarin je afspraken maakt over aflossing en rente en dergelijke.

Aanloopkosten

Heb je kosten gemaakt voor je bedrijf die zijn gemaakt met de bedoeling om je onderneming te beginnen? Dit worden aanloopkosten genoemd. Denk hierbij aan een adviesrapport of een laptop. Maar ook hosting en kosten voor domeinregistratie worden vaak al gemaakt voordat je officieel bent begonnen. Alle kosten die je uit zakelijk oogpunt voor een onderneming maakt, zijn aftrekbaar. Dus ook de aanloopkosten.

Aanloopkosten verwerk je zo: Aanloopkosten boeken.

Zakelijke kosten

Kosten die je maakt voor je bedrijf mag je aftrekken van je winst. Maar wat zijn dan de kosten die je maakt voor je bedrijf? Dat is in één zin samen te vatten:

Zakelijke kosten zijn alle kosten die je niet zou hebben als je geen bedrijf zou hebben.

Wanneer je je inschrijft bij de KvK zul je overspoeld worden met internet- en energie aanbieders die je een 'zakelijke klant' voorstel doen. Ook al sluit je een 'zakelijk abonnement' af, wil dat niet zeggen dat deze kosten aftrekbaar zijn.

Wees terughoudend met het indienen van de internet-, energie- en telefoonkosten thuis. Het levert je netto maximaal een paar euro op en het roept gegarandeerd vragen op van de Belastingdienst.

Lees alles over zakelijke kosten: Wat zijn zakelijke kosten?.

Facturen maken

Met Jortt maak je snel een factuur die voldoet aan alle eisen van de Belastingdienst. Jortt houdt voor je bij of jouw klant betaald heeft. Is je klant te laat met betalen, dan stuur je gemakkelijk een herinnering naar jouw klant. Stuur je regelmatig een factuur met een vast bedrag naar een klant of werk je met een abonnement? Stel éénmalig een periodieke factuur op voor je klant en Jortt verstuurt je facturen per e-mail zonder dat je daar zelf over hoeft na te denken.

Stuur een iDeal betaallink mee met je factuur. Je klanten zullen je dan sneller betalen.

Meer over facturen maken lees je in Facturen maken

Urenregistratie en projecten

Houd je uren bij in Jortt met de handige urenregistratie voor projecten. Met één druk op de knop maak je via Jortt je factuur en Jortt houdt je gewerkte uren bij. De tijd die je aan je boekhouding, klantgesprekken of offertes maken besteedt, houd je ook bij via de urentool. Je maakt dus gemakkelijk je facturen en je hebt een overzicht wat je nodig hebt voor je urencriterium voor de zelfstandigen- en startersaftrek en de oudedagsreserve.

Lees alles over urenregistratie en projecten: Urenregistratie en projecten.

Declaraties

Soms maak je kosten voor je klant die je van je klant weer terugkrijgt. Denk aan reiskosten, spullen die je voor deze klant gekocht hebt etc. De Belastingdienst ziet dit echter gewoon als kosten die je maakt in je bedrijf om je dienst te kunnen leveren. Je boekt deze kosten dan ook gewoon als kosten voor je bedrijf. Je krijgt ze van je klant terug door ze op je factuur aan de klant te zetten. Je koopt iets in en je verkoopt het weer. Dat betekent dat je er ook gewoon btw over moet vragen en dat je vrij bent in de vergoeding die je vraagt.

Lees verder over Declaraties.

Salaris en loonstrook

Als aandeelhouder van jouw bv kom je bij de bv op de loonlijst te staan. Je bent dus in dienst bij de bv. Je betaalt jezelf loon en draagt daarover loonbelasting af.

Jortt houdt precies voor je bij hoeveel salaris je naar jezelf hebt overgemaakt. Maak je het salaris vanaf je zakelijke rekening over naar privé, dan boek je dat met een Kostenboeking op de categorie Lonen.

Heb jij meer dan 5% van de aandelen van de bv in bezit? Dan geldt voor jou de gebruikelijkloonregeling. Op de site van de Belastingdienst wordt aangegeven wat de hoogte is van dit gebruikelijk loon (2023: € 56.000). Onder voorwaarden geldt een versoepeling van de regeling. Meer over gebruikelijk loon en het berekenen van jouw loon en het maken van je loonstrook lees je hier: DGA loonstrook maken.

De loonbelasting die je betaalt boekt de Boekhoudbot automatisch. Meer over hoe je je salaris boekt lees je hier: Hoe boek ik een dga salaris.

Pensioen

Betaal jij als werkgever pensioen voor jezelf als werknemer aan een extern pensioenfonds? De premie die je hiervoor betaalt, mag je opvoeren als kosten voor je bedrijf. Je gebruikt hiervoor de kosten categorie Pensioenkosten.

Had jij vroeger een pensioen in eigen beheer (PEB) wat je hebt omgezet in een oudedagsverplichting (ODV)? Het opgebouwde bedrag staat als voorziening op de balans van de bv. Het is niet mogelijk om aanvullende betalingen te doen.

Laat je goed informeren over de mogelijkheden die de verschillende pensioenpolissen bieden. Ook als je een ODV hebt is het belangrijk om te informeren naar de mogelijkheden om de voorziening over te dragen naar een bank of verzekeraar of ervoor te kiezen om de voorziening uit te laten keren vanuit de bv.

Arbeidsongeschiktheidsverzekering

Sluit je een verzekering voor arbeidsongeschiktheid af dan heb je de keuze om de verzekering privé af te sluiten of via de bv. Aan beide opties zijn voor- en nadelen verbonden. Laat je hierover goed informeren!

Bij het afsluiten van de verzekering moet je aangeven of de bv de begunstigde is in geval van uitkering, of dat jij als privépersoon (werknemer) de begunstigde bent. Van deze keuze hangt ondermeer af of de uitkering belast is voor de vennootschapsbelasting of inkomstenbelasting.

Sluit je de verzekering privé af, dan kun je de premie in de meeste gevallen aftrekken in je aangifte inkomstenbelasting. Ontvang jij een uitkering vanuit deze verzekering, dan geef je dit ook op in je aangifte inkomstenbelasting. Over deze uitkering ben je belasting verschuldigd.

Heb je de arbeidsongeschiktheidsverzekering privé afgesloten en betaal je de premie vanaf je zakelijke rekening? Dan boek je dit als een Hoe boek ik een privé opname in een bv.

Heb je de arbeidsongeschiktheidsverzekering zakelijk afgesloten en betaal je de premie vanaf je zakelijke rekening? Dan maak je hier een kostenboeking voor.

Sluit je de verzekering zakelijk af, dan zijn de premiebetalingen zakelijke kosten en trek je de premie af in je aangifte vennootschapsbelasting.

Vennootschapsbelasting

Voor een bv doe je aangifte vennootschapsbelasting. De bv betaalt vennootschapsbelasting over de winst die het bedrijf maakt. Met Jortt zie je precies wat de winst is en kun je al een grove schatting maken van wat je aan vennootschapsbelasting voor je bedrijf moet gaan betalen. Om de aangifte in te kunnen dienen heb je e-Herkenning nodig.

Bij het doen van de aangifte vennootschapsbelasting stelt de Belastingdienst eerst een aantal vragen over je bedrijf. Na het invullen van de vragen geef je de cijfers op die Jortt in het rapport Aangifte vennootschapsbelasting voor je klaar zet. Gebruik de Handleiding aangifte vennootschapsbelasting voor het doen van je aangifte.

Vennootschapsbelasting zijn kosten

Betaalde vennootschapsbelasting komt op je winst- en verliesrekening te staan. Je boekt dit als kosten voor je bedrijf en betaalt het bedrag via je zakelijke rekening.