Administratie voor een ZZP-er

Boekhouding voor zzp

Met Boekhoudprogramma Jortt doe je als zzp’er voor je eenmanszaak zelf je administratie en je belastingaangiftes. De btw-aangifte doe je met één druk op de knop en voor je aangifte inkomstenbelasting gebruik je het rapport Inkomstenbelasting.

Onze Boekhoudbot helpt je daarbij: hij doet veel boekingen voor je, controleert je boekhouding en stelt de rapporten voor je op. Met de uitgebreide Help functie in Jortt vind je snel een antwoord op al je vragen.

Zo maak je je boekhoudleven eenvoudig

In dit artikel zetten we een aantal zaken bij elkaar speciaal voor jou als zzp-er (eenmanszaak), waarin we verwijzen naar de uitgebreide help artikelen in Jortt die voor jou interessant zijn.

Gebruik een aparte zakelijke rekening

Dit is echt belangrijk! Gebruik een aparte bankrekening voor je bedrijf en betaal alle - en alleen! - zakelijke uitgaven via deze bankrekening. Zo houd je overzicht en maak je optimaal gebruik van Jortt. Je boekhouding loopt dan een-op-een gelijk met je bankrekening. Dat maakt het heel overzichtelijk.

Nog geen aparte rekening? De voorkeur van Jortt gaat uit naar:

Ja, een zakelijke bankrekening kost je een euro of 10 per maand. Vervelend, maar het is zo. Bespaar niet op deze paar euro door een privé rekening te gebruiken. Je krijgt de besparing in veelvoud als kosten terug aan werk, stress en kosten voor een boekhouder.

Je kunt iedere Nederlandse betaalrekening koppelen. Knab en bunq hebben de meest volledige integratie met Jortt.

Lees: Hoe boek je zo eenvoudig mogelijk

Scheid zakelijk en privé

Als zzp-er ben je één met je bedrijf. Maar voor je boekhouding moet je alles scheiden. Wanneer je geld van zakelijk naar privé over maakt, doe dat dan met een maandelijkse bankoverschrijving (zoals je ook loon zou krijgen). Gebruik je zakelijke pinpas niet voor privé aankopen.

Het vraagt discipline om zakelijk en privé te scheiden, maar hiermee haal je de allergrootste tijdswinst voor je boekhouding.

Loon uitbetalen aan jezelf

Gelijk maar bij het einde beginnen. Maak je geld uit je bedrijf naar jezelf over als loon, dan zijn dit geen kosten voor je bedrijf.

Als zzp-er betaal je belasting over de winst. Niet over het bedrag dat je uit je bedrijf onttrekt:

Maak je in één jaar € 100.000 winst, en neem je € 50.000 op als loon uit je bedrijf? Dan betaal je belasting over € 100.000.
Maak je in één jaar € 50.000 winst en neem je € 100.000 op als loon uit je bedrijf? Dan betaal je belasting over € 50.000.

Je loon boek je daarom niet als kosten en dit loon zie je niet op je winst- en verliesrekening. Je loon is een privé opname.

Een privé opname boek je zo: Boek een Privé opname/storting.

Privé storting/ lening/ startkapitaal

Stort je eerst een bedrag van je privé rekening naar je zakelijke rekening als startkapitaal? Dan is dat een privé storting. Dit is geen lening. Als zzp-er/ eenmanszaak kun je geen lening aan je eigen bedrijf hebben.

Jortt houdt precies voor je bij hoeveel geld je in je bedrijf stort en hoeveel geld je naar jezelf hebt overgemaakt. Wanneer je geld opneemt uit je bedrijf die je eerst gestort hebt, betaal je daarover geen belasting.

Een privé storting boek je zo: Boek een Privé opname/storting.

Zakelijke en privé pinpas verwisseld?

Heb je je privépas gebruikt om zakelijke kosten te betalen (bijvoorbeeld voor de inschrijving van de Kamer van Koophandel) of heb je met je zakelijke rekening juist privékosten betaald dan kun je dit wel verwerken in je boekhouding.

Lees hoe je dit boekt in je boekhouding: Zakelijke en privépas verwisseld

Aanloopkosten

Heb je kosten gemaakt voor je bedrijf die zijn gemaakt met de bedoeling om je onderneming te beginnen? Dit worden aanloopkosten genoemd. Denk hierbij aan een adviesrapport of een laptop. Maar ook hosting en kosten voor domeinregistratie worden vaak al gemaakt voordat je officieel bent begonnen. Alle kosten die je uit zakelijk oogpunt voor een onderneming maakt, zijn aftrekbaar. Dus ook de aanloopkosten.

Aanloopkosten verwerk je zo: Aanloopkosten boeken.

Zakelijke kosten

Kosten die je maakt voor je bedrijf mag je aftrekken van je winst. Maar wat zijn dan de kosten die je maakt voor je bedrijf? Dat is in één zin samen te vatten:

Zakelijke kosten zijn alle kosten die je niet zou hebben als je geen bedrijf zou hebben.

Wanneer je je inschrijft bij de KvK zul je overspoeld worden met internet- en energie aanbieders die je een 'zakelijke klant' voorstel doen. Ook al sluit je een 'zakelijk abonnement' af, wil dat niet zeggen dat deze kosten aftrekbaar zijn.

Wees terughoudend met het indienen van de internet-, energie- en telefoonkosten thuis. Het levert je netto maximaal een paar euro op en het roept gegarandeerd vragen op van de Belastingdienst.

Lees alles over zakelijke kosten: Wat zijn zakelijke kosten.

Facturen maken

Met Jortt maak je snel een factuur die voldoet aan alle eisen van de Belastingdienst. Jortt houdt voor je bij of jouw klant betaald heeft. Is je klant te laat met betalen, dan stuur je gemakkelijk een herinnering naar jouw klant. Stuur je regelmatig een factuur met een vast bedrag naar een klant of werk je met een abonnement? Stel éénmalig een periodieke factuur op voor je klant en Jortt verstuurt je facturen per e-mail zonder dat je daar zelf over hoeft na te denken.

Stuur een iDeal betaallink mee met je factuur. Je klanten zullen je dan sneller betalen.

Meer over facturen maken lees je in Facturen maken

Urenregistratie en projecten

Houd je uren bij in Jortt met de handige urenregistratie voor projecten. Met één druk op de knop maak je via Jortt je factuur en Jortt houdt je gewerkte uren bij. De tijd die je aan je boekhouding, klantgesprekken of offertes maken besteedt hou je ook bij via de urentool. Je maakt dus gemakkelijk je facturen en je hebt een overzicht wat je nodig hebt voor je urencriterium voor de zelfstandigen- en startersaftrek en de oudedagsreserve.

Declaraties

Soms maak je kosten voor je klant die je van je klant weer terugkrijgt. Denk aan reiskosten, spullen die je voor deze klant gekocht hebt etc. De Belastingdienst ziet dit echter gewoon als kosten die je maakt in je bedrijf om je dienst te kunnen leveren. Je boekt deze kosten dan ook gewoon als kosten voor je bedrijf. Je krijgt ze van je klant terug door ze op je factuur aan de klant te zetten. Je koopt iets in en je verkoopt het weer. Dat betekent dat je er ook gewoon btw over moet vragen en dat je vrij bent in de vergoeding die je vraagt.

Lees verder over declaraties.

Arbeidsongeschiktheidsverzekering/ broodfonds

Sluit je een verzekering voor arbeidsongeschiktheid af dan zijn dit privé kosten en geen zakelijke kosten. De premie die je betaalt mag je aftrekken in je aangifte inkomstenbelasting. Ontvang jij een uitkering vanuit deze verzekering, dan geef je dit ook op in je aangifte inkomstenbelasting. Over deze uitkering ben je belasting verschuldigd.

Heb je de arbeidsongeschiktheidsverzekering betaald met je zakelijke rekening? Dan boek je dit als een Privé opname.

Betalingen die je doet aan een broodfonds zijn ook geen zakelijke kosten. Heb je het broodfonds betaald met je zakelijke rekening? Dan boek je dit als een Privé opname. Meer over het broodfonds.

Pensioen

Als zzp’er moet je zelf zorgen dat je een aanvullend pensioen opbouwt. Het opbouwen van aanvullend pensioen is een privé aangelegenheid en de premie die je betaalt mag je daarom niet als kosten opvoeren in je bedrijf. Het goede nieuws is dat je de premie in je aangifte inkomstenbelasting wel mag aftrekken. Hierdoor betaal je minder belasting. Laat je goed voorlichten over de voorwaarden voor het opbouwen van een aanvullend pensioen.

Lees Hoe boek ik betalingen voor pensioen.

Oudedagsreserve

Je kunt ook in je eigen bedrijf een oudedagsreserve opbouwen. Voldoe je aan het urencriterium en heb je aan het begin van het kalenderjaar nog niet de AOW-leeftijd bereikt, dan mag je aan het eind van het jaar een deel van je winst toevoegen aan je Oudedagsreserve.

Een oudedagsreserve is een fiscale reserve, er staat dus geen 'echt' geld gereserveerd voor je. De oudedagsreserve is enkel en alleen uitstel van belasting. Het is dus een schuld aan jezelf in de vorm van een pensioenverplichting. Wanneer je stopt met je bedrijf moet je het gereserveerde bedrag in één keer storten. Doe je dit niet, dan moet je er alsnog belasting over betalen.

Lees in Oudedagsreserve zzp hoe je dit boekt.

Meewerkend partner

Werkt je fiscale partner mee in je bedrijf dan is het mogelijk om hier een vergoeding voor te geven. Lees Hoe boek ik een vergoeding voor een meewerkend partner? om te zien welke vergoeding je mag geven en hoe je deze in je administratie boekt.

Inkomstenbelasting

Als zzp’er doe je aangifte inkomstenbelasting. Je betaalt inkomstenbelasting over de winst die je bedrijf maakt. Met Jortt zie je precies wat je winst is en kun je al een grove schatting maken van wat je aan inkomstenbelasting voor je bedrijf moet gaan betalen. Lees Van winst naar inkomstenbelasting.

Bij het doen van de aangifte inkomstenbelasting vraagt de belastingdienst of je een bedrijf hebt. Antwoord hier ja en je krijgt een aantal aanvullende vragen over je bedrijf. Geef hier de cijfers op die Jortt in het rapport Aangifte Inkomstenbelasting voor je klaar zet. Gebruik de handleiding aangifte inkomstenbelasting voor het doen van je aangifte.

Inkomstenbelasting zijn geen kosten

Betaalde inkomstenbelasting zijn geen zakelijke kosten. Het beste kun je deze betalen via je pirvérekening. Heb je deze via je zakelijke rekening betaald? Dan is dat een privé opname.

Een privé opname boek je zo: Boek een Privé opname/storting.