Is het verplicht om een bon toe te voegen bij iedere boeking?
Het bij elkaar zoeken van alle bonnen en facturen, zeker die van de maandelijks terugkerende vaste kosten, is een vervelend proces. In Jortt hebben we dit proces geoptimaliseerd. Via de Jortt Inbox kun je snel en eenvoudig bonnen en inkoopfacturen aan een boeking koppelen.
Maar: is het wel nodig om aan elke boeking een bon of inkoopfactuur te koppelen?
De wet over een factuur bij een boeking
De huidige wet Administratieve verplichtingen, Artikel 31 is uit 1968. Een tijd waarin facturen met de hand gemaakt werden en internetbankieren nog niet bestond. Wanneer je dit artikel leest, zou je kunnen concluderen dat je aan elke boeking een bon of factuur moet toevoegen.
'Vroeger' kreeg je echter een factuur eenmalig per post. Was je deze kwijt, dan had je niets meer. Tegenwoordig staan de facturen in je mail, zijn ze online nog jarenlang op te vragen én laat je bankrekening zien dat je deze kosten hebt betaald.
Volgens de letter der wet moet je altijd de originele factuur kunnen tonen, in de vorm waarin deze is aangeboden. Dat kan dus de online versie bij de providers zijn.
Verder staat er niet in de wet dat je de factuur op moet slaan in je boekhoudprogramma. Een online versie is dus een valide onderdeel van je boekhouding. Mocht een controleur een vraag stellen, log je in en download/ toon je de factuur. Wel moet er een unieke relatie zijn tussen de boeking (in Jortt de afschrijving) en de factuur. Dat is het factuurnummer.
En ja, je mag altijd een factuur digitaal opslaan en toevoegen aan je boekhouding.
Te goeder trouw / goed koopmansgebruik
De belangrijkste eis voor een boekhouding is dat deze aannemelijk en verdedigbaar is en en dat je je administratie volgens goed koopmansgebruik (naar eer en geweten handelen) doet.
Zorg dat je een goede scheiding hebt van zakelijk en privé. Doe alleen zakelijke uitgaven van je zakelijke rekening.
De Belastingdienst gaat er vanuit dat je te goeder trouw bent. Doe je een betaling via je zakelijke bankrekening aan een leverancier, dan is het aannemelijk dat je daar iets gekocht hebt voor je bedrijf.
Wanneer een factuur toevoegen?
1. Je hoeft geen factuur toe te voegen in Jortt:
Wanneer je via je zakelijke bankrekening kosten hebt betaald bij algemeen bekende bedrijven als Google, Meta, Vodafone, Jortt etc. Waarbij deze automatisch zijn afgeschreven, het aannemelijk is dat dit kosten zijn voor je bedrijf en dat de factuur online op te vragen is bij de provider of in je mailbox bewaard blijft.
2. Eén factuur per jaar toevoegen:
Voeg één factuur toe aan de eerste boeking van het jaar wanneer je betalingen hebt gedaan die aannemelijk zijn, maar die als privé aangemerkt zouden kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan de internetverbinding.
Het is gebruikelijk dat een belastinginspecteur een factuur opvraagt van je internetabonnement. De reden dat zij dit doen is dat deze facturen veel prijsgeven over de instelling van de ondernemer. Heb je geen zakelijk pand, of een eigen bedrijfsruimte, dan mag je de kosten van internet niet aftrekken. Zitten in je internetabonnement ook kosten voor tv, Netflix, Film1 of een ViaPlay abonnement? Dan heb je vaak een lastig verhaal. Neem deze kosten dan ook niet mee als zakelijke kosten.
3. Bon of inkoopfactuur altijd toevoegen:
Grote aankopen
Bijvoorbeeld de aanschaf van een laptop. Mocht je een controle op je btw-aangifte hebben, dan vraagt de Belastingdienst altijd de facturen op van de 10 grootste uitgaven. Het is handig dat deze al voor je klaarstaan in Jortt. Daarnaast is het ook handig voor de garantie.
Gemengde aankopen
Koop je met zowel 21% als met 9% in, voeg dan altijd een bon of factuur toe. Zo zie je direct hoeveel btw je terug kunt vragen van de Belastingdienst.
Aankopen bij onbekende leveranciers
Voeg altijd een bon toe wanneer je inkoopt bij een onbekende leverancier. Met onbekende leverancier wordt een leverancier bedoeld die geen landelijke bekendheid heeft.
Brancheverplichtingen
Werk je met de margeregeling of reisbureauregeling dan moet je je inkoopfacturen toevoegen aan je boekingen.
Aankopen voor je bedrijf die je privé of niet via de zakelijke bankrekening hebt betaald
Betaal je privé iets voor je bedrijf of koop je niet via de bankrekening van je bedrijf, voeg dan altijd een bon toe. Dit is de enige manier waarop je kunt aantonen dat dit kosten voor je bedrijf zijn.