Hoe verwerk je dubieuze debiteuren in de administratie?

Dubieuze debiteuren zijn klanten die op rekening hebben gekocht, maar waarvan niet zeker is dat ze hun facturen nog zullen betalen. Dit kan komen doordat de klant in financiële problemen verkeert of omdat de betalingstermijn al lang is verstreken. Ongeveer drie procent van de facturen in Nederland blijkt uiteindelijk oninbaar te zijn.

Het is belangrijk om dubieuze debiteuren correct te boeken. Je kunt immers niet zomaar een creditnota uitschrijven als de betaling uitblijft, terwijl je de eerder afgedragen btw wel graag wilt terugvragen.

Directe afboeking (direct write-off)

Je kunt dubieuze debiteuren pas verwerken wanneer een vordering ook écht oninbaar is, bijvoorbeeld omdat de klant failliet is of het aannemelijk is dat er geen betaling meer volgt.

Stel dat je in oktober 2024 een factuur stuurt met een betalingstermijn van 30 dagen. In december 2024 is er nog steeds geen betaling binnen, dus neem je telefonisch contact op met de klant. In maart 2025 stuur je een schriftelijke aanmaning en in april 2025 schakel je een incassobureau in. Het incassobureau laat je vervolgens weten dat de klant failliet is. Je mag het verlies dan pas in 2025 boeken, omdat je op dat moment pas zeker weet dat de klant niet meer gaat betalen.

In 2024 betaal je dus nog belasting over de (nog niet ontvangen) omzet, maar in 2025 mag je het verlies afschrijven ten laste van je overige inkomsten.

Een factuur als oninbaar markeren in Jortt

Ga naar Facturen en offertes in het hoofdmenu links.
Klik op Facturen. Er wordt nu een lijst getoond met je facturen.
Klik op de factuur die oninbaar is.
Klik bij de Mogelijke koppelingen op Betaald met:
Klik op Oninbare facturen.

Jortt maakt dan een correctie voor de te veel betaalde btw en de omzet. De te veel betaalde btw wordt automatisch teruggevraagd in de eerstkomende btw-aangifte. Is het jaar van de oninbare factuur al afgesloten, dan wordt ook de omzetcorrectie in het huidige jaar meegenomen. Op de winst-en-verliesrekening van het huidige jaar vind je de post oninbare facturen. Dit wordt apart verwerkt in de inkomstenbelasting of vennootschapsbelastingaangifte.