Aftrekbare kosten voor je bedrijf
Kosten die je maakt voor je bedrijf mag je aftrekken van je winst. Maar wat zijn dan de kosten die je maakt voor je bedrijf? Dat is in één zin samen te vatten:
Zakelijke kosten zijn alle kosten die je niet zou hebben als je geen bedrijf zou hebben.
Dat betekent dat je kosten die je dus als ook privé-persoon hebt, niet aftrekbaar zijn als kosten, ook al gebruik je deze zakelijk.
Let vooral op met onderstaande kosten met privé-voordelen:
Internet en telefonie thuis
Het is onwaarschijnlijk dat als je geen bedrijf zou hebben, je thuis geen internetverbinding zou hebben. Zeker met de huidige 'alles in één' abonnementen waar ook nog eens tv bij zit, is het lastig vast te stellen dat deze kosten zakelijk zijn.
Een tweede abonnement voor internet en telefonie in huis, enkel bedoeld voor zakelijk gebruik, is wél aftrekbaar.
Is het verdedigbaar een deel van je kosten op te voeren als 'zakelijk gebruik'? Dat is best lastig. Je kunt stellen dat je een sneller internetabonnement hebt genomen door het zakelijk gebruik. Maar dan zijn alleen de 'meerkosten' van dat abonnement aftrekbaar en dat gaat meestal maar om een paar euro per maand. Niet de moeite dus om tijd en energie in te steken.
Het advies van Jortt: wees terughoudend met het indienen van de internet- en telefoonkosten thuis. Het levert je maximaal maar een paar euro op en het roept gegarandeerd vragen op van de Belastingdienst bij een steekproef/controle.
Internet en telefonie op kantoor
Huur je kantoorruimte buiten je woonhuis (dus niet je kantoor op je eigen zolder)? Dan zijn alle kosten voor internet en telefoon wél aftrekbaar.
Kosten voor een werkruimte thuis
De kosten voor een werkruimte thuis zijn meestal niet aftrekbaar. Alleen als de ruimte ook verhuurd zou kunnen worden aan een derde (dus met een eigen deur, opgang, toilet en bij voorkeur een eigen pantry). Een kamer, zolder of kelder in je huis zijn dus niet aftrekbaar als kosten. Ook de energie die je hier verbruikt mag je niet aftrekken, tenzij je kunt aantonen dat er echt een significant verschil is door je bedrijf. Bijvoorbeeld door een paar grote ijskasten als je een cateringbedrijf hebt. Maar dan nog mag je enkel het verschil, dus enkel de stoom voor de ijskasten, aftrekken.
Het advies van Jortt: wees terughoudend met het indienen van de kosten voor een werkruimte thuis. Het levert je maximaal maar een paar euro op en het roept gegarandeerd vragen op van de Belastingdienst bij een steekproef/controle.
Let op met de energieverkoper en groothandelpassen
Pas op met de energieverkoper aan de deur, die je nu een voordelig 'zakelijk abonnement' komt verkopen. Dat de energieleverancier je als zakelijke klant markeert omdat je ingeschreven staat bij de KvK, wil nog niet zeggen dat de Belastingdienst dat ook doet. Als je je contract omzet omdat het factuurbedrag daardoor lager wordt, is dat een prima idee. Als de verkoper aangeeft dat je diezelfde factuur ook als zakelijke kosten mag opvoeren, is dat dus meestal (zo niet, altijd) niet waar.
Zo ook met de Makro, Sligro, Staples etc. Dat jij ingeschreven staat bij de KvK wil nog niet zeggen dat als je een pot pindakaas koopt bij de Sligro of een Tomtom bij Staples, dat dat ineens zakelijke kosten zijn. Scheid je zakelijke en privé-boodschappen dus voordat je afrekent en betaal de privé-boodschappen met je privé-pinpas.
Met een steekproef of controle van de Belastingdienst krijg je gegarandeerd vragen wanneer je bonnen van deze groothandels in je boekhouding hebt verwerkt.
Computer, laptop en telefoon
De kosten voor een computer, laptop en (mobiele) telefoon zijn aftrekbaar, mits je deze voor 90% of meer zakelijk gebruikt. Werk je maar één of twee dagen per week voor je eigen bedrijf? Dan is het verstandig een evenredig deel van de aanschafkosten niet als kosten op te voeren voor je bedrijf. Je geeft dit deel op bij je boeking in Jortt als 'Dit betreft een (gedeeltelijke) privé-uitgave'.
Studiekosten / cursussen
Je kunt een studie of cursus die je nodig hebt voor je bedrijf opvoeren als Andere kosten. In veel gevallen is dat voordeliger dan deze kosten aan het einde van het jaar op te voeren bij je inkomstenbelasting. Om deze reden moet de opleiding voor je werk zijn en dus niet voor een hobby of een ander privé-gerelateerd doel. Een retraite om bij te komen van een scheiding (ook al zul je daar voor je werk ook profijt van hebben), is geen zakelijke kost.
Literatuur
Vakliteratuur is 100% aftrekbaar; hieronder valt bijvoorbeeld ook het Financieel Dagblad. Kosten voor algemene literatuur, kranten en tijdschriften zijn geen aftrekbare kosten.
Werkkleding en bedrijfskleding
Werkkleding is kleding die (enkel) geschikt is om tijdens het werk te kunnen dragen. Zo is een koksbuis wél aftrekbaar, maar een wit overhemd voor in de bediening niet. Dat overhemd wordt wel weer aftrekbaar als je deze voor je personeel koopt (nee, niet als DGA voor jezelf), of als je deze bedrukt met een logo of beeldmerk van je bedrijf van minimaal 70 cm2. Een uniform is wel aftrekbaar, een pak niet.
Persoonlijke verzorging
Persoonlijke verzorging zoals de kapper, crème tegen de wallen onder je ogen of scheerspullen zijn niet aftrekbaar. De reden: ik moet er toch goed uitzien voor mijn klanten, is niet voldoende om deze kosten als zakelijk te markeren. Heb je een fotoshoot en huur je visagie in? Dan zijn die kosten wel aftrekbaar.
Boetes
Sorry, ook al was je op weg naar die belangrijke klant, jij reed te hard en niet je bedrijf. Boetes zijn dus niet aftrekbaar. Deze dien je privé te betalen.
Aktetassen
Aktetassen, laptoptassen, telefoonhoesjes en degelijke zijn volledig aftrekbaar. Je reiskoffer dan weer niet, want die zal je ook privé gebruiken.
Opstartkosten voor je bedrijf
Alle kosten die je hebt gemaakt in de 5 jaar voor de start van je onderneming, mag je aftrekken als kosten als je het bedrijf bent gestart.
Twijfels?
Twijfel je of kosten zakelijk aftrekbaar zijn? Dan is het antwoord meestal 'nee' en met bovenstaande richtlijnen weet je ook wel waarom dat zo is. Wil je het zeker weten? Om discussie met de belastinginspecteur achteraf te voorkomen, kun je het beste even vooraf bellen met de Belastingtelefoon: 0800-0543, optie 2. Bereikbaar van maandag tot en met donderdag van 8.00 tot 20.00 uur en op vrijdag van 8.00 tot 17.00 uur.